El proceso de las adquisiciones y la ficha de pedido

El proceso de adquisición implica una serie de trámites administrativos rutinarios que incluye los siguientes pasos:

• Comprobaciones previas: de los datos bibliográficos del material a adquirir, en catálogos y bibliografías completándolos cuando sean insuficientes, y de que no ha sido pedido ya o existe en la biblioteca.

• Cumplimentar la ficha o registro de pedido para cada obra, decidir el proveedor, y archivarlo en el fichero de pedidos, por orden alfabético de autores, y en el fichero de proveedores.

• Envío del pedido (boletín, relación o un ejemplar de la ficha) al proveedor.

• Entrega y recepción del material. Comprobación de facturas y albaranes de entrega con las obras y las fichas de pedido y del perfecto estado del material.

• Facturación definitiva por parte del proveedor, tramitación de facturas y pago de las mismas en las condiciones acordadas.

• Envío del material a proceso (registro, sellado, catalogación).

Datos a consignar en la ficha de pedido:

• Nombre de la biblioteca

• Datos bibliográficos de la obra: Autor - Título - Lugar de edición - Editor - Año de publicación - Número de volúmenes - ISBN

• Precio

• Número de ejemplares

• Número y fecha de pedido

• Nombre del proveedor

Estas operaciones se simplifican notablemente si se automatizan, ahorrando tiempo, eliminado repeticiones y mejorando considerablemente la gestión. En la actualidad todos los sistemas integrados de gestión de bibliotecas incluyen un módulo específico de adquisiciones.    

Ejemplo de ficha de pedido  

BIBLIOTECA	Autor			Pedido Nº..............  Libr. ......................  Pedido......./...../.....  Recibido...../...../....
	Título
	Lugar		Editor			Año
	Ed.  Vol.	ISBN				Precio
	Recomendado  Referencia				Ejemplares