Tareas de una biblioteca

El objetivo de este capítulo es proporcionar una panorámica general sobre las operaciones que se realizan en una biblioteca o centro de documentación, así como la relación existente entre todas ellas y sus respectivos objetivos. Por otro lado, se ofrece una información básica sobre la automatización de dichas operaciones.

1. Introducción a las fases de la cadena documental

Los profesionales de las distintas unidades de información trabajan para facilitarnos la dura tarea de encontrar rápidamente la información o los documentos que necesitamos en circunstancias muy diversas. "La actividad documental es fundamentalmente una secuencia de operaciones para hacer ganar tiempo a aquél que busca información o documentos".¹ El trabajo documental se convierte, pues, en una tarea de facilitación.

Como consecuencia, los bibliotecarios y documentalistas deben ofrecer instrumentos y productos que respondan a las necesidades de los usuarios y que favorezcan en gran medida el acceso a los documentos. Esto conlleva una reflexión sobre la actividad de documentación puesta al servicio de los lectores, lo que cobra especial importancia en el caso de las bibliotecas escolares.

El papel del especialista es preparar o extraer la información útil contenida en cualquier documento - dándole la forma apropiada para su difusión - para poder recuperarlo cuando alguien lo necesite. Tradicionalmente, se utiliza el concepto de cadena documental para representar la secuencia de las operaciones realizadas en las unidades de información, centros de documentación y bibliotecas, con el fin de facilitar el acceso a la información y a los documentos. Las diferentes tareas se realizan en un orden determinado en el que cada una depende de la anterior.

Las operaciones de la cadena documental son:

• Selección de documentos una vez identificados y evaluado su interés para la biblioteca.

• Adquisición de los documentos seleccionados para incluirlos en la colección.

• Tratamiento material: verificación, anotación en el libro de registro (sólo en caso de que no esté automatizada la catalogación) y sellado, clasificación previa, elaboración del tejuelo con la signatura.

• Tratamiento intelectual o catalogación : Descripción bibliográfica,análisis del contenido de los documentos (clasificación, indización y resumen) y memorización de los datos en ficheros manuales o automatizados (bases de datos).

• Búsqueda y recuperación de un documento o información, ya sea por el bibliotecario o por un usuario.

• Difusión de la información (consulta de los documentos, préstamo, guías de lectura, etc.). La difusión es la culminación de todas las tareas anteriores, que no tendrían sentido si no estuvieran orientadas a este objetivo.

2. Las nuevas tecnologías en las bibliotecas

La contribución de las tecnologías de la información y la comunicación a la mejora de los servicios prestados por las bibliotecas y centros de documentación es indiscutible. Sus aportaciones son múltiples:

• La oferta de documentos en nuevos soportes, junto con los equipos necesarios para leer la información que contienen, ha aumentado de forma importante.
• La combinación de la informática y las telecomunicaciones abre las bibliotecas al exterior, facilitando su presencia en las redes telemáticas con nuevos servicios, así como el acceso a informaciones y servicios externos a la biblioteca. Las nuevas tecnologías amplían los medios de transmisión de la información.
  
• La introducción de la informática permite mejorar la eficacia del proceso técnico, simplificando algunas tareas rutinarias; además, permite mejorar la gestión interna, prestar nuevos servicios a los usuarios y facilita la cooperación con otros centros.
• La informática cambia notablemente el trabajo documental. Por ejemplo, los datos sólo necesitan ser tecleados una vez, aunque sean necesarios para diversas tareas y en diferentes formatos; el sistema los reutilizará cuando sea necesario, dándoles el orden o el uso adecuado a cada operación. La informática no necesita, ni debe, reproducir fielmente todas las operaciones manuales, sino que hay algunas que desaparecen, puesto que el sistema las realiza automáticamente (por ejemplo, el registro).

Las operaciones de la cadena documental a las que se pueden aplicar las nuevas tecnologías son:

• Selección y adquisición de documentos mediante la consulta de bases de datos y de catálogos de otras bibliotecas (por ejemplo, el ISBN o las de editores y libreros). En España, ya son muchas las bibliotecas que hacen sus adquisiciones a través de la red.
• Gestión de las publicaciones periódicas.
• Tratamiento material. El libro de registro desaparece con la automatización, pues se realiza automáticamente al introducir los datos de cada documento en el catálogo. La elaboración de la signatura se simplifica con la ayuda de los sistemas automatizados.
• Tratamiento intelectual. La catalogación se simplifica con la posibilidad de recuperar los registros elaborados por otras bibliotecas, siempre que se utilice un formato normalizado.
• Difusión. Incluye el control de la circulación de los documentos (consulta en sala, préstamo, etc.), la consulta del catálogo automatizado y la edición de productos para la difusión (guías temáticas, catálogos ordenados según diferentes criterios, listados bibliográficos, etc.). Los sistemas automatizados ofrecen asistencia en la redacción de los puntos de acceso al registro bibliográfico.

Además de las operaciones relacionadas con el tratamiento de los documentos, se puede automatizar la gestión de la biblioteca: contabilidad, gestión del personal, inventarios, trabajos administrativos, estadísticas, etc.

No obstante, todas estas aportaciones y ventajas no deben hacernos olvidar la complejidad de todo proceso de automatización o de sustitución de un sistema ya instalado. Nunca se insistirá suficientemente sobre la importancia de la planificación. Los resultados podrían estar muy alejados de las expectativas si no se planifica y organiza el trabajo adecuadamente. De hecho, la utilización de una metodología apropiada es tan importante para el resultado como la calidad del sistema informático.

3. La automatización de las bibliotecas escolares

La automatización de una biblioteca escolar plantea una problemática algo diferente a la de otras bibliotecas, debido a sus especiales características y funciones. En primer lugar, la biblioteca escolar tiene una función esencialmente educativa. Entre sus principales objetivos se encuentra capacitar a los alumnos para buscar y utilizar informaciones y documentación en fuentes diversas, con el fin de que desarrollen una autonomía de aprendizaje que les acompañe toda su vida. Por lo tanto, la biblioteca escolar debe contar con instrumentos de investigación eficaces que permitan a los alumnos encontrar y utilizar aquellos documentos que necesitan. En segundo lugar, la biblioteca debe ofrecer recursos a los profesores tanto para la enseñanza como para la innovación pedagógica.

La automatización debe tomar en consideración estos aspectos y debe integrarse en un proyecto educativo global, ya que el proceso no consiste tan sólo en informatizar el trabajo documental manual, sino que supone asimismo una transformación de la metodología empleada para formar a los alumnos. Habrá que establecer, por consiguiente, unos criterios pedagógicos de partida. Estos se deben referir a aspectos tan distintos como las prioridades en el proceso de automatización o el lugar de instalación de los equipos.

Las contribuciones de las nuevas tecnologías a la biblioteca escolar se pueden analizar en torno a varios aspectos:

• Cooperación interbibliotecaria. Una de las principales aportaciones de la informática a las bibliotecas escolares es la posibilidad de recuperar los registros bibliográficos procedentes de otras bibliotecas, sin necesidad de catalogar cada documento. La creación del catálogo exige un trabajo y un tiempo extraordinarios, que en una biblioteca escolar deben ser dedicados principalmente a la actividad pedagógica y a la atención de los alumnos.
• Acceso a fuentes de información externas y correo electrónico, todo ello a través de las autopistas de información.
• Mejora de la gestión de los recursos documentales del centro, ofreciendo información inmediata sobre su disponibilidad y localización, cuando estén catalogados. Además, si se instala una red local, se pueden realizar las consultas desde los terminales situados en diversos puntos del centro.
• Mejora de la gestión de la biblioteca, simplificando algunas tareas. Permite, entre otros, aprovechar los datos de los ficheros de matriculación de alumnos para automatizar el préstamo, que se agilizará enormemente. Además, se pueden realizar estadísticas de uso que orienten a la hora de comprar nuevos documentos. Así se podrán adaptar las adquisiciones a los objetivos educativos y a las necesidades reales, sacando mayor partido a unos presupuestos generalmente limitados.
• En cuanto a la actividad pedagógica, objetivo esencial de la biblioteca escolar, las nuevas tecnologías permiten familiarizar a los alumnos con la consulta automatizada de información, enriqueciendo las posibilidades de investigación al romper con la tradicional búsqueda por autor o título, para realizar búsquedas por temas o materias. La pantalla de consulta para los alumnos debe estar presente en la biblioteca y su utilización se debe incluir en la formación de los mismos. Además, surgen nuevas posibilidades: elaborar catálogos adaptados a la edad de los lectores imprimiéndolos en formatos simplificados; confeccionar bibliografías temáticas; ofrecer ayudas técnicas para los alumnos con necesidades educativas especiales; implantar un servicio de difusión selectiva de información, etc.
• Por último, la introducción de las nuevas tecnologías hará posible la utilización de documentos en nuevos soportes y una ampliación de la oferta para los alumnos con necesidades educativas especiales.

4. Herramientas para automatizar la cadena documental: equipos y programas

Antes de lanzarnos a automatizar la biblioteca, debemos tomar una serie de decisiones importantes. Para ello, es conveniente tener una idea clara sobre algunos conceptos básicos relacionados con los equipos, los programas y los requisitos que ambos deben cumplir para aprovechar las ventajas de la cooperación bibliotecaria.

Para automatizar cualquier proceso, necesitamos contar con unos equipos (hardware) y unos programas (software), que se suelen adquirir por separado. La oferta de ambos es muy amplia y se renueva constantemente.

Mucha gente utiliza su ordenador como aparato independiente, es decir sin conectarlo con otros ordenadores. Esto puede ser todo lo que se necesita en una biblioteca pequeña y es una buena forma de empezar, alternando el uso de la aplicación para las consultas y para la catalogación o el préstamo. Sin embargo, unir ordenadores significa que varias personas pueden usar simultáneamente un mismo programa. En una biblioteca, el bibliotecario puede estar catalogando o prestando libros mientras los usuarios realizan búsquedas en el catálogo automatizado. Si se opta por esta solución, habrá que instalar una red local y habrá que contar al menos con dos ordenadores en red: uno para realizar los trabajos de la biblioteca y otro como terminal de consulta.

También es posible la instalación progresiva de una red local en el centro, que se puede ir ampliando poco a poco con terminales desde los que se podría consultar el catálogo de la biblioteca y documentos electrónicos diversos. Para esto, será necesario instalar en el centro los cables que unen unos ordenadores con otros (esto se denomina cableado). Por otro lado, si deseamos comunicarnos con el exterior, necesitaremos contar con una línea telefónica y un módem.

Los diferentes tipos de programas de aplicación que se pueden utilizar para automatizar los procesos de un centro de documentación o biblioteca son: los sistemas de gestión de bases de datos (SGBD), los sistemas de archivo electrónico y los sistemas de gestión de bibliotecas.

Los sistemas de gestión de bases de datos permiten la creación, mantenimiento y consulta de bases de datos así como la elaboración de productos de difusión a partir de las mismas (listados ordenados, fichas, catálogos etc.). Los SGBD más extendidos responden a dos tipologías:

• SGBD documentales, que se adaptan mejor a la gestión de registros de longitud variable con campos de longitud variable también. Ofrecen la posibilidad de consultar cualquier término que aparezca en cualquier campo (búsqueda en texto libre), con operadores lógicos o de proximidad. Este tipo de programas es el más adecuado para la mayor parte de los datos tratados en las bibliotecas y centros de documentación. Algunos ejemplos de SGBD documentales son MICRO-ISIS, KNOSYS, TEXTO, BRS, BASIS, entre otros.
• SGBD relacionales, que sirven para gestionar registros simples y breves, con campos de longitud fija en muchos casos. Permiten operar con la información (cálculos de fechas, cantidades, etc.). Son relacionales: D-BASE, ACCESS, ORACLE, INFORMIX, entre otros.

Los sistemas de archivo electrónico hacen posible el almacenamiento y la gestión de las imágenes digitalizadas de los documentos. Un complemento de estos sistemas son los programas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que permiten la conversión de la imagen de un documento escrito en texto propiamente dicho.

Los sistemas de gestión de bibliotecas permiten gestionar todas o parte de las tareas de una biblioteca, incluyendo varias bases de datos y otra serie de utilidades necesarias para la gestión. Las principales opciones que se encuentran a la hora de elegir un software comercial de gestión de bibliotecas son:

• Sistema integrado, que reúne en un sólo producto todas las funciones necesarias para el completo funcionamiento de la biblioteca. Las informaciones son comunes a todas las funciones, se actualizan automáticamente en todas ellas y el bibliotecario puede pasar de una función a otra desde su pantalla. Existe una variante de estos sistemas, que son los sistemas integrados modulares que pueden ser instalados y adquiridos por módulos que se van superponiendo unos a otros. ABIES, la aplicación distribuida por el CNICE, es un sistema integrado de gestión bibliotecaria.
• Sistema especializado en una de las funciones de la biblioteca (préstamo, adquisiciones, catálogo etc.).

Además de estos programas será necesario contar, al menos con un procesador de textos. Por otro lado, si hemos decidido instalar una red local, necesitaremos un programa de red. Del mismo modo, si deseamos comunicarnos con el exterior, necesitaremos un programa navegador como, por ejemplo, Netscape, Explorer, etc.