Proceso Técnico
Proceso Técnico |
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Se llama proceso técnico al conjunto de operaciones que se realizan sobre cada documento que ingresa en la biblioteca con el fin de ponerlo a disposición de los lectores. El proceso técnico consiste fundamentalmente en elaborar herramientas que permitan la identificación del documento, su posterior recuperación y el control del mismo cuando esté en circulación.
En el capítulo anterior se ha hablado del circuito que sigue el documento y de la incidencia que la automatización tiene en los trabajos de la biblioteca. En este capítulo se pretende proporcionar gradualmente las habilidades básicas del proceso técnico, de forma práctica y sencilla, para que sean trasladables a la biblioteca escolar.
Recordemos brevemente el circuito del documento mediante el siguiente gráfico:
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Baró, M.; Mañá, T. Formarse para informarse. Madrid: Celeste/MEC, 1996 |
Una vez que se reciben los documentos en la biblioteca, hay que incorporarlos al fondo o colección de manera que queden marcados y en cualquier momento se pueda demostrar su pertenencia a la biblioteca. La "marca de propiedad" se compone de dos elementos: el número de registro y el sello de la biblioteca.
El número de registro es un número o de inventario que se asigna a cada documento en el momento en que ingresa en la biblioteca. Puede ser un número correlativo sin más, o recomenzar en 1 cada año; en este último caso, el año (o, al menos, los dos últimos dígitos del mismo) forman parte del número de registro. Por ejemplo:
La función del número de registro es doble:
Al registrar hay que tener presente que a cada documento individual, es decir, a cada ejemplar, le corresponde un número de registro. Así pues, los ejemplares idénticos del mismo documento llevan distinto número de registro, mientras que los volúmenes o partes de una obra llevan un número de registro único.
El número de registro se escribe en el propio documento, generalmente precedido de R. Si se trata de un libro, se escribe en la portada; en las publicaciones periódicas, en la cubierta; en los discos, casetes, vídeos y disquetes, en la etiqueta adherida al documento y en la carátula o funda de papel que acompaña al envase. En los mapas, fotografías, diapositivas y otros materiales gráficos también conviene que el número de registro figure tanto en el documento mismo (en un lugar donde no dañe las imágenes) como en el envase.
Junto al número de registro se estampa el sello de la biblioteca, que también se aplica -en el caso de los libros- en una página determinada, elegida arbitrariamente. La razón de sellar un libro siempre en el mismo lugar es que, si el sello fuera borrado, su rastro serviría para demostrar que el libro es propiedad de la biblioteca. Conviene que el sello sea de pequeño tamaño y que no dañe, al aplicarse, las ilustraciones ni el texto del documento.
Las bibliotecas que utilizan procedimientos manuales disponen de un libro de registro, en el que se consignan -junto al número de registro y la fecha de entrada- los datos esenciales de la obra registrada: autor, título, lugar de publicación, editor y año, forma de adquisición, precio, etc.
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Carrión, M. Manual de bibliotecas. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1987. |
Las grandes bibliotecas tienen varios libros de registro, uno para libros y otro para el resto de los materiales. Con este sistema se puede saber de forma inmediata cuántos documentos de cada tipo tiene la biblioteca en un momento dado. Sin embargo, también es correcto -y resulta más sencillo- registrar todos los documentos en un único libro indicando el tipo de material cuando no se trate de un libro.
Caso aparte lo constituyen las publicaciones periódicas, que siempre se registran por separado. Cada diario o revista debe llevar un único número de registro, que se escribe en la cubierta de todos y cada uno de los números recibidos, así como en la ficha donde se lleva el control de lo que se va recibiendo. Se trata de una ficha especial de cartulina, cuyo formato puede variar ligeramente en función de la periodicidad de la publicación que en ella se describe. Un modelo estándar es el que vemos a continuación:
En la parte superior de la ficha se escriben los datos de identificación de la revista: título, editor o distribuidor (con dirección completa), forma de adquisición, periodicidad, número de registro, etc. En la parte inferior hay una cuadrícula donde se va anotando la llegada de cada ejemplar. Con este sencillo sistema se controla constantemente el estado de la colección de revistas y se dispone de información precisa para efectuar las reclamaciones si no se recibe algún número.
Las fichas se suelen ordenar alfabéticamente -lo mismo que las propias revistas en las estanterías- en cajas especiales llamadas Kardex (el nombre de la marca que las comercializó con más éxito). También pueden ordenarse en cuadernos de anillas o en un cajón-fichero del tamaño adecuado. El conjunto de fichas ordenadas constituye el catálogo de publicaciones periódicas.
Las bibliotecas que disponen de un sistema informático no necesitan un libro de registro ya que el programa de ordenador se encarga de llevar esta contabilidad, asignando automáticamente el primer número disponible a cada ejemplar que se da de alta en el sistema.
Por otra parte, la identificación de ejemplares no se hace sólo mediante el número de registro sino también por medio de un código de barras, que tiene la ventaja de ser imprimido y leído por el ordenador. La probabilidad de error es en este caso prácticamente nula.
En los sistemas automatizados, la asignación del número de registro y del código de barras no se realiza en el momento de la catalogación del documento, sino después, al introducir la información correspondiente a cada ejemplar.
Podemos verlo en la pantalla correspondiente de la aplicación ABIES:
Cuando la automatización no es completa, es decir, cuando afecta solamente a una parte del fondo de la bilioteca, pueden compaginarse los dos sistemas, el manual y el automatizado. Por ejemplo, supongamos que nuestro sistema informático permite catalogar libros, vídeos, discos y casetes, pero no revistas, diapositivas, mapas, etc. En este caso deberemos disponer de un libro de registro manual para estos últimos y otro para las publicaciones periódicas que, como ya hemos visto, siempre se registran por separado.
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Se llama catalogación al conjunto de operaciones que sirven para describir un documento (ya sea libro, revista, vídeo, disco, etc.) de una manera abreviada.
El resultado es una representación del documento denominada asiento bibliográfico -la popular ficha- que sirve para identificar el documento, facilitar su control y búsqueda, y asegurar su difusión. Podríamos decir que la ficha es el "carnet de identidad" del documento.
La ficha incluye tres tipos de datos, que iremos analizando en este capítulo:
Nos ocuparemos ahora de la descripción bibliográfica propiamente dicha, que constituye el conjunto más voluminoso de datos dentro de la ficha.
Acabamos de definir la descripción bibliográfica como una descripción externa de la publicación. Ahora bien, ¿Qué aspectos del documento debemos reflejar en ella? ¿Cómo debemos expresarlos?. La práctica bibliotecaria de muchos años ha demostrado la necesidad de que la descripción se atenga a unas normas que garanticen la uniformidad, la simplicidad y la coherencia de los registros.
Las normas vigentes en la actualidad, elaboradas en los años 70 y actualizadas permanentemente, se llaman ISBD (International Standard Book Description) y abarcan, en sus diferentes versiones, todo tipo de materiales:
Versiones de la norma ISBD (International Standard Book Description)
Las normas ISBD han sido establecidas a nivel internacional para favorecer el intercambio de información por encima de las barreras de lengua y alfabeto. Utilizándolas en nuestra biblioteca, enseñaremos a nuestros alumnos a interpretar la mayoría de los catálogos y bibliografías que se elaboran hoy día en el mundo, puesto que la descripción que se hace de un documento en Japón, en Finlandia o en España es exactamente la misma.
Las normas ISBD han sido traducidas y adaptadas en España por la Biblioteca Nacional y publicadas con el título Reglas de catalogación.
Las Reglas establecen qué características o elementos del documento deben ser incluidos en la descripción, en qué orden y con qué sintaxis. Además, dado que no todas las bibliotecas son iguales ni tienen las mismas necesidades, las normas permiten realizar la descripción con más o menos detalle, con mayor o menor profundidad, pero siempre respetando los mismos principios.
Una biblioteca escolar, por su pequeño tamaño y por las características de sus usuarios, requiere descripciones sencillas de los documentos. Por eso nos moveremos en el nivel básico o primer nivel de descripción, que incluye como máximo los siguientes elementos:
Con el fin de ahorrar espacio y trabajo al catalogar, los elementos de la descripción se identifican por su posición absoluta o relativa dentro de la ficha y por determinados signos gráficos que, si bien coinciden con algunos signos de puntuación tradicionales, en este contexto adquieren un significado nuevo, totalmente convencional.
Una descripción ISBD (Anexo 14) tendría el siguiente aspecto:
Título : subtítulo / autor(es). - Edición. - Lugar de publicación : editor, año - Caracteres físicos - (Serie ; nº) - Notas - ISBN
El significado de los signos utilizados en la descripción bibliográfica es el siguiente:
| . -- | Separa las áreas de la descripción. A veces se sustituye por un salto de línea. |
| : | Indica elemento complementario del anterior (subtítulo respecto del título, editor respecto de lugar de edición...). |
| ; | Indica repetición de la misma clase de elemento (otro título, otro autor, otro \tab editor...). En algunas áreas precede a la numeración. |
| = | Indica repetición del mismo elemento bajo distinta forma (título en otro idioma...). |
| / | Indica responsabilidad respecto del elemento precedente (autor respecto del título...). |
| ( ) | Indica serie o colección. |
| ... | Indica omisión parcial de un elemento. |
| [ ] | Indica información tomada fuera de la fuente principal o interpolaciones del catalogador. |
Tambien es frecuente el uso de abreviaturas (Anexo 15), tales como:
| b. y n. | = blanco y negro. |
| col. | = color, colaborador. |
| ed. | = edición, editor. |
| et al. | = et alii (y otros). |
| il. | = ilustraciones. |
| n. | = número. |
| p.,pág. | = páginas. |
| t. | = tomo. |
| v., vol. | = volumen. |
Hasta ahora hemos hablado de cómo describir documentos, pero también es factible describir de forma independiente una parte de una obra: por ejemplo, un artículo publicado en una revista o una colaboración individual que constituye un capítulo de un libro. La catalogación de una parte de una obra se denomina catalogación analítica y popularmente, vaciado. En una ficha analítica, la descripción bibliográfica consta de tres partes:
A continuación se muestra un ejemplo de descripción de un artículo de revista:
No se debe inventar nada al catalogar: todo lo reseñado en la descripción debe corresponder a lo que aparezca en el documento. La fidelidad es aquí tan importante porque el objetivo de la descripción es identificar el documento de la forma más inequívoca posible, diferenciarlo de cualquier otro por similar que éste sea.
Si se va a describir un libro, la fuente principal de información será la portada, aunque a veces también se toman datos de los preliminares, el colofón o de la obra completa.
En los demás materiales, al no existir un equivalente de la portada, los datos hay que buscarlos en distintas partes del documento, como son las etiquetas adheridas al mismo, o en el material impreso que lo acompañe. En las revistas, los datos se toman de la cabecera lo mismo que en películas y vídeograbaciones.
El documento se describe en su propia lengua, salvo lo relativo a la descripción física y las notas, en que se utiliza la lengua de la biblioteca que lo cataloga.
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El objetivo de la ficha no es solamente identificar el documento, sino también facilitar su búsqueda y recuperación. La herramienta más importante que tiene la biblioteca para buscar y recuperar es el catálogo, ya sea manual o automatizado, constituido por el conjunto de los asientos bibliográficos ordenados según una serie de criterios que expondremos a continuación.
Imaginemos a un lector que busca un libro. Normalmente conoce algún dato de él: el autor, el título, la colección, el tema del que trata... y, naturalmente, intentará buscarlo partiendo del dato que conoce. Cada uno de los posibles caminos o vías de búsqueda constituye un punto de acceso el cual, situado en la parte superior de la ficha, permite ordenar ésta dentro de un catálogo. Por su posición en la cabeza de la ficha, los puntos de acceso también reciben el nombre de encabezamientos.
Una vez incorporados los encabezamientos la ficha ISBD está prácticamente completa. Basta con añadir la signatura y estará dispuesta para ser ordenada en el catálogo. El aspecto que presenta es el siguiente:
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Signatura topográfica. | |
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Encabezamiento principal. | |
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Descripción bibliográfica propiamente dicha (cuerpo del registro). | |
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Encabezamientos secundarios. |
Las normas internacionales y nacionales pretenden que los caminos o vías de acceso a los documentos sean idénticos o similares en todas las bibliotecas y de ahí que establezcan un doble control, por un lado en la elección de los encabezamientos y por otro en la forma o redacción de los mismos.
Para empezar, como se observa en el ejemplo anterior, existen dos tipos de encabezamientos:
Encabezamiento principal (Anexo 16)
Es el primero o más importante, generalmente el autor por el que es conocida la obra. Se coloca siempre delante de la descripción bibliográfica, en la primera línea del asiento, y queda indisolublemente unido a ella.
El encabezamiento principal es casi siempre un nombre de persona, pero a veces también puede tratarse de un nombre de entidad o de congreso.
En ciertos casos -cuando la obra es anónima o es producto de la colaboración de más de tres personas- la ficha no lleva encabezamiento principal, funcionando entonces el título como punto de acceso principal.
Encabezamientos secundarios (Anexo 17)Son todas las demás vías de acceso al documento, que suelen indicarse -a modo de resumen- al pie de la ficha.
Los encabezamientos secundarios pueden ser nombres de persona, de entidad y de congreso, títulos de la obra y de la serie, pero también términos o códigos de un lenguaje documental utilizado para describir el contenido del documento. En un apartado posterior de este capítulo nos ocuparemos de analizar con detenimiento qué son y para qué sirven los lenguajes documentales.
En resumen, una vez asignados los encabezamientos, en una ficha o registro bibliográfico en formato ISBD podríamos distinguir los elementos siguientes:
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1
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Signatura topográfica. | |
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2
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Encabezamiento principal. | |
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3
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Descripción bibliográfica propiamente dicha (cuerpo del registro). | |
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4
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Encabezamientos secundarios. |
Para cumplir el objetivo de recuperar agrupados todos los documentos que tengan un punto de acceso común, es necesario controlar de manera estricta la redacción de éste. El único punto de acceso al que no se da uniformidad es el título, que permanece como el elemento individualizador por excelencia.
Veamos un ejemplo: un alumno busca obras de Pérez Galdós. La biblioteca posee varias, en cuyas portadas aparece el nombre del autor, si bien está escrito de diferentes maneras: Benito Pérez Galdós, Pérez Galdós, Galdós, B. Pérez Galdós, etc. Las descripciones bibliográficas de estos documentos incluyen la información sobre el autor tal como figura en las portadas, pero el encabezamiento principal, en cambio, expresa el nombre del autor siempre de la misma forma: Pérez Galdós, Benito. Gracias al encabezamiento uniforme, el alumno sólo tendrá que mirar en un punto del catálogo para encontrar todas las obras que hay en la biblioteca de este autor: su búsqueda es más rápida y más completa, es decir, más eficaz.
El catalogador debe, pues, agrupar en una misma entrada todos los asientos que contengan una información común, independientemente de cómo se exprese esa información en el documento. La forma que la biblioteca elige para redactar el encabezamiento se llama autoridad y el conjunto de los encabezamientos aceptados o autorizados por la biblioteca se denomina lista, fichero o catálogo de autoridades.
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En bibliotecas que no disponen de sistemas informáticos los documentos se describen, a mano o a máquina, en fichas de cartulina (de ahí que a los asientos o registros bibliográficos se les llame vulgarmente así). Las fichas tienen un tamaño normalizado para poder colocarlas en los cajones de un fichero.
El procedimiento comienza con la redacción de un registro completo, con todos los elementos de los que hemos hablado y con la puntuación y redacción establecidas por las normas ISBD; esta ficha se denomina ficha principal.
A continuación se hacen tantas copias exactas de ella como entradas secundarias se hayan reseñado al pie de la ficha; en cada una de las copias se escribe -en la parte superior, por encima del punto de acceso principal- uno de los encabezamientos secundarios. Se obtiene así un juego completo de fichas que se intercalarán en los diversos catálogos de la biblioteca.
La biblioteca debe proporcionar la posibilidad de encontrar los documentos por diversos puntos de acceso. Sin embargo, dado que la intercalación de fichas en los catálogos es una labor muy costosa en términos de tiempo, cada biblioteca debe valorar sus posibilidades en este sentido teniendo en cuenta los medios y personal con que cuente.
En bibliotecas de carácter general suelen existir los siguientes catálogos:
Este catálogo responde a la pregunta: ¿tiene la biblioteca tal obra de tal autor? o bien: ¿Qué obras tiene la bilioteca de tal autor? o bien: ¿tiene la biblioteca tal obra, que es anónima?.
Está formado por todas las fichas -principales y secundarias- cuyo encabezamiento es el nombre de un autor o colaborador, ya sea persona, entidad o congreso. Los casos de seudónimos y cambios de nombre se solucionan mediante referencias.
También se ordenan en este catálogo las fichas cuyo punto de acceso principal es el título (obras anónimas o escritas por más de tres personas). Estas fichas se ordenan alfabéticamente por la primera palabra del título que no sea artículo,
Está formado por las fichas secundarias de título (título del documento, título de la serie...). Su ordenación es alfabética, por la primera palabra del título que no sea artículo.
Permite buscar documentos de los que se conoce el título pero no el autor, salvo las obras anónimas y las obras escritas por más de tres autores, que se localizan por título en el catálogo de autores y obras anónimas.
Para evitar esta dispersión de los títulos en dos catálogos diferentes, en muchas bibliotecas se funden ambos en uno, que se denomina catálogo general de autores y títulos.
El catálogo de materias responde a la pregunta: ¿tiene la biblioteca algún documento que trate sobre tal tema?
Está formado por las fichas secundarias de materia. En este catálogo son muy importantes las fichas de referencia, que orientan al usuario enviándole de encabezamientos rechazados a los equivalentes admitidos y de éstos a otros que estén próximos a su tema. La ordenación de este catálogo es alfabética.
Algunas bibliotecas sustituyen los tres catálogos anteriores por uno solo, que reúne en una sola serie alfabética todas las fichas cuyo encabezamiento es un autor, un título o una materia.
Es una fórmula con más probabilidad de éxito en bibliotecas pequeñas que en grandes, pues en éstas la ordenación alfabética de fichas resulta muy complicada y el catálogo se vuelve confuso.
Está formado por las fichas cuyo encabezamiento es un código o notación de la CDU. En las bibliotecas de libre acceso, en las que el fondo se organiza siguiendo los números de este sistema de clasificación, el catálogo sistemático es también topográfico, es decir, reproduce la colocación de los documentos en las estanterías. La ordenación de los registros es numérica y decimal.
El catálogo topográfico es indispensable para hacer el inventario de los fondos de la biblioteca.
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En el capítulo anterior hemos hablado de los cambios globales que los sistemas informáticos introducen en los procedimientos de trabajo de la biblioteca. Ahora pretendemos explicar con más detalle la incidencia de la informática en las operaciones relacionadas con la catalogación.
En el ámbito de la catalogación, la informática proporciona herramientas que agilizan bastante algunas tareas relacionadas con la elaboración de los registros bibliográficos. Los aspectos más afectados son:
Suele realizarse en pantallas que presentan campos con etiquetas, de manera que no es necesario saber de memoria el orden de los elementos de la descripción ni la puntuación ISBD; basta con ir rellenando los campos de la base de datos que aparecen en la pantalla.
El programa se encarga luego de editar la información en distintos formatos, tanto en formato ISBD -poniendo automáticamente los distintos elementos en el orden y con la puntuación prescrita- como en otros formatos que se hallen definidos en la aplicación. Entre ellos suele haber formatos etiquetados, similares a las pantallas de entrada de datos, formatos legibles por ordenador, etc.
Así son las pantallas de entrada de datos de la aplicación ABIES:
Para facilitar la uniformidad de los encabezamientos, los programas informáticos ofrecen la posibilidad de consultar en pantalla las listas de autoridades y capturar las entradas que sean válidas para el documento que se cataloga. Con ello no sólo se ahorra tiempo, sino que también se evitan muchos errores.
Veamos ahora una pantalla de la aplicación ABIES con una lista de autoridades:
Los datos quedan almacenados en la memoria del ordenador, generalmente en forma de ficheros de registros, -que contienen datos bibliográficos y datos relativos a ejemplares- y ficheros de índices -que contienen datos relativos a los puntos de acceso. Sobre estos ficheros informáticos se realizará posteriormente la búsqueda y recuperación de la información.
Con este nuevo sistema de almacenamiento, el catálogo de la biblioteca es la propia base de datos, de modo que resulta innecesario -desde el punto de vista de la gestión de la biblioteca- el mantenimiento de catálogos en fichas.
No obstante, puede haber casos en que, por una u otra razón, interese mantener algún catálogo en fichas. Por ejemplo, en una biblioteca escolar puede ser útil un catálogo manual de autores o de títulos con fines pedagógicos (para practicar la alfabetización, para enseñar a los alumnos cómo se busca en un fichero, etc.). Para estos casos los programas informáticos permiten imprimir juegos de fichas idénticos a los manuales.
La información contenida en la base de datos se puede importar y exportar, es decir, se puede intercambiar entre distintas bibliotecas. Esto permite un ahorro considerable de trabajo y tiempo en el proceso técnico gracias al aprovechamiento de la catalogación realizada en otros centros.
Para que el intercambio se pueda realizar con facilidad, es necesario que las bibliotecas utilicen sistemas compatibles y programas que den a los registros un formato normalizado y legible por ordenador. El más extendido hoy día es el formato MARC (Anexo 18).
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Se llama análisis o descripción del contenido al conjunto de operaciones mediante las cuales se expresa el tema o asunto del que trata un documento.
Frente a la descripción externa o bibliográfica, la descripción interna o de contenido requiere un proceso intelectual más complejo y conlleva una mayor dosis de subjetividad. Como consecuencia, el grado de normalización de estas operaciones es menor que el de la descripción bibliográfica.
El análisis del contenido puede realizarse a varios niveles, en función de las características de cada biblioteca: el tipo de usuarios, el grado de especialización del fondo, los medios humanos y materiales de que se disponga, etc. determinarán la profundidad del análisis que la biblioteca pueda realizar.
Las técnicas clásicas para describir el contenido de un documento son las siguientes:
Clasificar consiste en describir el tema principal del documento mediante un código -generalmente numérico o alfanumérico- que pertenece a un sistema ordenado de clases y subclases. En la biblioteca escolar, la clasificación es un elemento de suma importancia porque permite -utilizando el código clasificatorio como primer elemento de la signatura- ordenar los documentos por materias en las estanterías.
Indizar consiste en describir el contenido del documento mediante palabras del lenguaje natural que han sido sometidas a un control semántico. La indización es muy recomendable en las bibliotecas escolares porque permite describir una multiplicidad de temas o de facetas de un tema, por lo que amplía notablemente las posibilidades de recuperación de cada documento.
Resumir consiste en elaborar un texto breve en el que se destacan los aspectos fundamentales del contenido del documento. Hay distintos tipos de resumen, en función de su extensión y detalle, de la presencia o no de crítica, del lenguaje utilizado, etc. pero su elaboración requiere en cualquier caso mucho tiempo, por lo que su uso en la biblioteca escolar se limitará a las prácticas que se puedan organizar con los alumnos.
Las técnicas de análisis del contenido tienen en común la utilización de lenguajes especiales, convencionales, que se denominan lenguajes documentales. Pueden ser alfabéticos (como los lenguajes de indización) o numéricos (como casi todas las clasificaciones). Veremos ejemplos de ambos en los apartados siguientes.
La función del lenguaje documental consiste en actuar como intermediario entre el lenguaje que utiliza el documento y el lenguaje que utiliza el usuario de la biblioteca; es decir, ayuda a que la comunicación sea más eficaz introduciendo en ella un cierto grado de normalización.
Los lenguajes documentales se emplean en dos momentos distintos de la cadena documental:
En el gráfico siguiente vemos cómo actúa el lenguaje documental en estos dos procesos:
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Clasificar es sencillamente representar el contenido de una obra mediante un signo o código de signos, generalmente numérico o alfanumérico, que simboliza una clase o categoría dentro de un sistema de clases y subclases.
Una clasificación bibliográfica divide el conocimiento humano -o una parte de él- en unas cuantas categorías y sirve para adscribir los documentos que integran nuestra biblioteca a alguna de esas categorías.
Como ya hemos mencionado, en las bibliotecas escolares y otras bibliotecas de acceso directo, los documentos se colocan en las estanterías ordenados por materias, y para ello se utiliza la clasificación. El procedimiento lo veremos en el apartado dedicado a la signatura topográfica.
Existen distintos sistemas de clasificación; algunos, los llamados universales, abarcan todos los conocimientos; otros, los especiales sólo algún sector o campo de dichos conocimientos.Dentro de los sistemas universales, el que más trascendencia ha tenido a nivel mundial es la C.D.D. (Clasificación Decimal de Dewey), elaborada por un bibliotecario norteamericano a fines del siglo XIX. Esta clasificación bibliográfica, que aún se utiliza en algunas bibliotecas, sirvió de punto de partida para el sistema más extendido hoy día: la C.D.U. (Clasificación Decimal Universal).
Las características principales de la C.D.U. son:
La C.D.U. divide el conocimiento humano en diez clases principales, cuyos contenidos son sumamente amplios:
0 GENERALIDADES.
1 FILOSOFÍA.
2 RELIGIÓN.
3 CIENCIAS SOCIALES.
4 pendiente de desarrollar.1
5 CIENCIAS EXACTAS y NATURALES.
6 CIENCIAS APLICADAS.
7 ARTE. MÚSICA. DEPORTES.
8 LINGÜÍSTICA. LITERATURA.
9 GEOGRAFÍA. HISTORIA.
Cada clase principal (número de un dígito) se divide en diez subclases (números de dos dígitos), cada una de estas subclases en diez más, y así sucesivamente.
Basado en: LEFORT, G. Savoir se documenter. Paris: Les Éditions dórganisation, 1994.
Como consecuencia de la estructura decimal y jerárquica, resulta que un código o notación de dos números representa un concepto más específico que un código de un solo número; un código de tres números, otro nivel más específico aún, etc. Por ejemplo:
| 6 | Ciencias aplicadas. |
| 61 | Medicina. |
| 616 | Medicina clínica. |
| 616.3 | Enfermedades de los órganos digestivos. |
| 616.31 | Boca y cavidad bucal. |
Los números principales de la CDU pueden complementarse con números auxiliares (Anexo 19) y combinarse utilizando diversos signos. En la biblioteca escolar su uso no es recomendable -salvo en casos excepcionales- porque dificultan la ordenación de los documentos y, por tanto, tambien su localización.
La simplificación propuesta consiste en limitar el uso del sistema hasta los dos primeros dígitos y, sólo en algunos casos, hasta los tres primeros. De esta manera, las necesidades de una biblioteca escolar quedarán cubiertas y el principio de aplicación del sistema clasificatorio, respetado. En cualquier caso, las subclases contempladas en la tabla propuesta tienen carácter orientativo y en ningún caso su uso es obligatorio: cada biblioteca debe seleccionar las subclases que necesite en función de sus fondos, siendo recomendable utilizar una subclase solamente cuando permita agrupar un número significativo de documentos; en otros casos es preferible utilizar el número correspondiente a la clase principal de la CDU de que se trate (que representa un tema más general).
Como consecuencia, al importar registros bibliográficos de otras bibliotecas, es necesario adaptar la clasificación a la tabla que se utilice en la biblioteca receptora. En el caso de que ésta sea una biblioteca escolar, hay que simplificar la notación de la CDU que traigan los registros reduciéndola a 1, 2 o 3 dígitos como máximo.
La utilización de una tabla simplificada debe complementarse con otras ayudas pedagógicas para que los alumnos aprendan a "leer" los números de la clasificación y puedan moverse de forma autónoma por la biblioteca. Sólo así se cumplirá el objetivo de facilitar a los lectores el libre acceso a los documentos.
Un método sencillo y eficaz para ayudar a entender la C.D.U. consiste en utilizar:
Es conveniente asociar cada código o número de la C.D.U. (tanto los números principales como los que representan las subclases) a una palabra clave-adaptada al nivel de comprensión de los alumnos. Estas palabras acompañan al número en los rótulos de las estanterías y cualquier otro rótulo de información sobre la clasificación que haya en la biblioteca.
Hay que tener presente que la propia tabla de la clasificación presenta, junto al número, una palabra o epígrafe simple que explica su contenido: por ejemplo, la palabra agricultura que acompaña al número 63. Estos epígrafes son palabras-clave pero no son siempre apropiados para los alumnos. Además de adaptarlos a su nivel de comprensión, puede confeccionarse con ellos un índice que remita a los códigos numéricos, para que los alumnos y profesores no tengan que aprendérselos de memoria.
Los diez números principales de la clasificación se asocian con diez colores diferentes. Estos colores se utilizarán en las estanterías y en los libros que se coloquen en ellas. Por ejemplo: si la clase 6 -correspondiente a las ciencias aplicadas- se asocia con el color azul, éste debe aparecer en los rótulos y también, de una u otra forma, en los tejuelos de los libros.
Otra posibilidad consiste en asociar las subclases o números de dos-tres dígitos con dibujos sencillos o pictogramas alusivos al tema representado por el número. Por ejemplo, la subclase 63 -correspondiente a agricultura- se podría representar con un campo de espigas. Este dibujo podría aparecer tambien en el rótulo de la estantería y en los tejuelos de los libros.
Gracias a estas ayudas pedagógicas, los alumnos comprenden de manera progresiva el concepto de clasificación. Un desarrollo más pormenorizado del uso de estas herramientas se ofrece en el capítulo "Instalaciones": Señalización de la biblioteca.
Es un signo formado por números, letras o imágenes, o por una combinación de ellos, que se pone en un libro y en su ficha o registro bibliográfico para indicar el lugar que ocupa en la biblioteca: de este modo, cuando se localiza en el catálogo la ficha de un documento que nos interesa, basta con tomar la signatura que figura en la ficha para localizar inmediatamente el documento en la estantería.
En el registro o ficha, la signatura suele aparecer en la parte superior izquierda o superior derecha; en el libro, la signatura se coloca en la parte inferior del lomo, sobre una etiqueta adhesiva llamada tejuelo. En documentos con otros formatos, el tejuelo puede pegarse en cualquier zona plana del envase que sea bien visible.
La elaboración de signaturas no es algo normalizado, y bien puede adaptarse al nivel de comprensión de los alumnos y a la señalización general de la biblioteca. La adaptación que se realice de la C.D.U. tiene una incidencia directa en el aspecto de los tejuelos, que pueden incluir colores, pictogramas y, naturalmente, los números de la clasificación, en función de la edad para la que estén pensados. A continuación presentamos algunos ejemplos de tejuelos para niños de Educación Infantil y Primaria:
En centros de Educación Secundaria, en los que los alumnos tienen una mayor capacidad para comprender los principios del sistema de clasificación, las signaturas pueden elaborarse como en las bibliotecas públicas y en la mayoría de las bibliotecas de acceso directo ordenadas por la C.D.U. En este caso la signatura se compone de números y letras, según el esquema siguiente:
Algunos ejemplos de tejuelos con signaturas construidas por este procedimiento son:
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Indizar consiste en describir el contenido del documento mediante palabras del lenguaje natural que han sido sometidas a un control semántico. Los términos elegidos constituyen puntos de acceso secundarios de la ficha o registro bibliográfico, y se utilizan cuando el lector no busca un documento concreto, sino que está interesado en un tema y quiere documentos que traten de él.
Las términos de indización -llamados coloquialmente materias- son pues, términos del lenguaje natural que representan de forma sintética el asunto o tema sobre el que versa una obra. Frente a la CDU, tienen la ventaja de ser fácilmente comprensibles, pero tambien presentan algunas limitaciones:
Para paliar estos inconvenientes, los términos que se utilicen como materias deben someterse a un control: hay que evitar los sinónimos, distinguir los homónimos, establecer relaciones entre algunos términos, evitar las palabras vacías, etc. De este modo se construye un vocabulario limitado de términos de indización, que no es otra cosa que un lenguaje documental, un intermediario que facilita la comunicación lector-documento.
En todo lenguaje de indización el control sobre los términos se establece mediante tres tipos de referencias:
Remite de un término no aceptado a uno aceptado, por lo general un sinónimo o cuasi-sinónimo. Por ejemplo:
Locos
V. Enfermos mentales
Referencia inversa a la anterior. Por ejemplo:
Enfermos mentales
U.p. Locos
Remite de un término aceptado a otros términos también aceptados que tienen relación semántica con él. Por ejemplo:
Endogamia
V.a. EtnologíaMatrimonio
Existen diversos lenguajes de indización, adaptados a las exigencias de los distintos tipos de bibliotecas (puesto que cada una tiene un fondo, unos usuarios y unos medios distintos). Los más conocidos son:
Es un lenguje documental en el que los términos deben combinarse formando cadenas. El primer término se llama propiamente encabezamiento y representa un tema significativo del documento que se indiza. Los términos siguientes -que se enlazan con guiones- se denominan subencabezamientos y pueden indicar cualidades, propiedades o acciones (subencabezamientos de materia), lugares geográficos (subencabezamientos topográficos), épocas o periodos (subencabezamientos cronológicos) y tipo documental (subencabezamientos de forma).
Veamos algunos ejemplos:
Cada cadena de términos constituye un punto de acceso único y se alfabetiza en el catálogo solamente por el primer término. Esto conlleva una cierta rigidez tanto en la indización del documento como en la búsqueda por encabezamientos de materia: en ambos momentos hay que saber cómo se construye la cadena para poder elegir el término que debe ocupar el primer lugar, el segundo, el tercero, etc.. Por ejemplo, si un alumno busca la gramática del español citada en el ejemplo anterior, no la encontrará en la G de gramática, sino en la L de lengua española.
La sintaxis de este lenguaje documental tiene, sin embargo, una ventaja muy importante para bibliotecas que utilicen procedimientos manuales: generalmente es posible expresar el tema de la obra mediante una sola cadena, o a lo sumo, dos cadenas de términos, y eso significa que sólo hay que intercalar una o dos fichas en el catálogo de materias. Por eso los encabezamientos son imprescindibles en este tipo de bibliotecas.
Existen en la actualidad distintas listas de encabezamientos de materias susceptibles de ser utilizadas en las bibliotecas escolares, fundamentalmente dos, que se complementan mutuamente: la Lista de encabezamientos de materias para las bibliotecas públicas y la Lista de encabezamientos de materias para libros infantiles y juveniles, de Alberto Villalón.
Los descriptores son términos que se aplican individualmente en el momento de indizar el documento y se combinan -en cualquier orden- en el momento de la búsqueda, utilizando los operadores lógicos. Esto significa que un documento se puede recuperar por cualquiera de los descriptores que se han utilizado para indizarlo.
Volvamos a los ejemplos anteriores:
Los descriptores son, por tanto, más fáciles de utilizar que los encabezamientos de materias y permiten una mayor flexibilidad tanto en la indización como en la recuperación, aunque la posibilidad de realizar múltiples combinaciones está supeditada al uso de herramientas informáticas. Por ese motivo solamente pueden utilizarse en bibliotecas que cuenten con un sistema automatizado de catalogación y recuperación .
No existen, por otra parte, listas normalizadas de descriptores para las bibliotecas escolares. Con motivo de este curso y del desarrollo de la aplicación ABIES se ha confeccionado una lista de descriptores (Anexo 30) tomados de varios vocabularios preexistentes, que se espera sirva como germen de un vocabulario normalizado específico para las bibliotecas escolares.
Son lenguajes documentales formados por descriptores entre los que se han establecido relaciones de tipo jerárquico (entre un término general y sus términos específicos y viceversa).y de tipo asociativo (entre términos relacionados por su significado).
El tesauro ofrece la misma flexibilidad en la recuperación que los descriptores y requiere obviamente el uso de un sistema automatizado. Además, la estructuración a que se han sometido los términos hace posible una precisión mucho mayor en el uso de éstos, tanto en el momento de indizar como en el momento de buscar.
Dado que la estructura jerárquica dificílmente abarca la totalidad del conocimiento humano, los tesauros suelen ser léxicos especializados en una rama del saber. Cuentan generalmente con términos muy específicos dirigidos a especialistas que permiten expresar aspectos muy concretos del asunto del que trata una obra. Por ese motivo son lenguajes adecuados para servicios de documentación y bibliotecas especializadas.
Independientemente de cuál sea el lenguaje documental utilizado, la indización debe responder siempre a los siguientes principios:
Historia mejor que Historia moderna + Historia contemporánea.
Historia de España mejor que Historia + España.
Redacción mejor que Composición.
(una composición puede ser escrita, pero también musical, pictórica, etc.)
Película mejor que Film.
Clasificación de las plantas mejor que Taxonomía vegetal.
Peces mejor que Ictiología.
Un caso aparte lo constituye la literatura de ficción. Por su propia naturaleza -porque son obras inventadas-las obras de creación literaria no se indizan, salvo casos excepcionales como ensayos, novelas históricas o libros de viajes.
Sin embargo, los usuarios de las bibliotecas escolares -niños y adolescentes- solicitan con mucha frecuencia libros de creación literaria atendiendo a sus personajes, tema, género o tratamiento, por lo que resulta de gran utilidad indizar estos aspectos como si de materias se tratara.
Se recomienda utilizar diferentes categorías de términos en literatura clásica y en literatura infantil y juvenil (Anexo 20).
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