Recuperación de la información

La mayoría de las actividades de una biblioteca están encaminadas a satisfacer las necesidades de sus usuarios mediante la búsqueda y localización de documentos, tanto en la propia biblioteca como fuera de ella.

El objetivo de este capítulo es familiarizar a los profesores con la consulta de catálogos automatizados y bases de datos, para que sean capaces de utilizar estos servicios y de formar a sus alumnos en las habilidades necesarias para ello.

1. Instrumentos de búsqueda

En la biblioteca escolar, como en toda biblioteca de libre acceso, la búsqueda puede realizarse, sin más, directamente en las estanterías, en las que los documentos se encuentran ordenados por temas según un sistema de clasificación. Esta búsqueda es la más primaria y directa, y solamente requiere una buena señalización que ayude a los alumnos a interpretar los números o códigos del sistema de clasificación utilizado para representar los distintos temas.El libre acceso es de suma importancia porque permite el contacto físico de los niños y adolescentes con los libros, propiciando el descubrimiento y desarrollo de la vocación lectora. En el capítulo "Instalaciones", apartado: "Señalización de la biblioteca" se explican las técnicas más eficaces para facilitar el libre acceso en una biblioteca escolar y garantizar la apropiación del espacio de la biblioteca por parte del alumnado.

Más eficaz -en el sentido de más completa y más precisa- es la búsqueda en el catálogo, es decir, en el conjunto de registros bibliográficos o fichas que representan a los documentos de la biblioteca. Tradicionalmente se considera que un catálogo de biblioteca tiene los siguientes objetivos:

1. Permitir que cualquiera encuentre un documento si conoce su autor, su título o el tema de que trata.
2. Mostrar lo que posee una biblioteca de un determinado autor, de un determinado tema o de un determinado tipo de literatura.
3. Ayudar en la elección de una obra, por razón de su edición, de su tema, o de cualquier otra de sus características físicas o intelectuales.
4. Localizar las obras dentro de la colección de la biblioteca.

• Una obra de la que se conocen datos concretos como el título o el autor se busca directamente en el catálogo respectivo. Basta una acción de búsqueda para saber si la biblioteca dispone o no del documento solicitado.
• Cuando se buscan obras sobre un tema -y, por tanto, no se conocen datos concretos sobre ellas- será necesario consultar el catálogo de materias. Es posible que la búsqueda sea más laboriosa, pues pueden existir varios puntos de acceso que respondan al interés del lector. Este debe dejarse guiar por las fichas de referencia existentes en el catálogo, que le envían de las entradas no admitidas a las aceptadas, y de éstas a otras que puedan estar relacionadas con ellas.

La búsqueda en un catálogo automatizado responde a los mismos principios generales que la que se realiza en un catálogo manual, pero las posibilidades que ofrecen las herramientas informáticas hacen que resulte mucho más rica y flexible. En el proceso de recuperación de la información, el catálogo automatizado ofrece tres ventajas fundamentales respecto del catálogo manual:

• La actualidad de la información. El catálogo es la base de datos misma y, por tanto, su actualización se produce en el momento de catalogar el documento. Por el contrario, en catálogos manuales siempre existe un desfase entre ambas operaciones debido a la necesidad de intercalar las fichas en los distintos catálogos.
• La interacción entre el catálogo y el usuario. El catálogo automatizado entra en un diálogo con el usuario, por lo general de un modo bastante sencillo y directo. A veces esto supone un esfuerzo para personas que no están acostumbradas a manejar ordenadores, pero a cambio reporta mayor satisfacción con los resultados de las consultas.
• La flexibilidad de acceso a los registros. En un catálogo automatizado existen más puntos de acceso que en el manual: muchos sistemas ofrecen la posibilidad de recuperar información de casi todos los campos definidos en la base de datos. Además, es posible recuperar registros por cualquier palabra, independientemente de la posición que ésta ocupe dentro del campo. Por último, la búsqueda se puede plantear sobre varios términos a la vez, en el mismo o en distintos campos, siendo posible afinarla o extenderla según los resultados que se van obteniendo.

2. La localización de los documentos en la biblioteca

Una vez que se han encontrado en el catálogo uno o varios registros bibliográficos que responden al interés del lector, hay que anotar su signatura topográfica para poder localizar los documentos en las estanterías. La signatura figura siempre en el registro (aunque el lugar concreto varía de unos catálogos a otros) y también en el documento, sobre una etiqueta adhesiva llamada tejuelo.

En bibliotecas que tienen depósitos cerrados, el lector debe rellenar una papeleta con la signatura topográfica y con las primeras palabras del título y/o el autor del documento. Después entrega la papeleta a un empleado de la biblioteca que se encarga de buscar el libro en el depósito. En este tipo de bibliotecas, denominadas de acceso indirecto, la signatura suele ser un número correlativo, a veces con alguna letra por delante que identifica la sala o el mueble donde se encuentra el documento. Evidentemente, en estos depósitos los libros no se colocan por materias, sino por orden cronológico de llegada a la biblioteca.

En bibliotecas que tienen depósitos abiertos al público, llamadas también de acceso directo o de libre acceso, las signaturas son más elaboradas, pues se forman -como ya se ha explicado en el capítulo anterior- con códigos numéricos o alfanuméricos que representan temas del conocimiento humano, y que forman parte de un sistema de clases y subclases que denominamos clasificación bibliográfica. Gracias a este procedimiento, y al complemento de una buena señalización, los documentos se ordenan por temas y resultan fáciles de localizar tanto a través del catálogo y la signatura como buscando directamente en las estanterías.

3. Cómo buscar información en un OPAC

Hoy día la práctica totalidad de los sistemas informáticos para gestión de bibliotecas ofrecen un catálogo en línea de acceso público (OPAC=Online Public Access Catalog).No existen normas sobre las características o funciones de estos catálogos. Sin embargo, a pesar de que cada sistema o aplicación ofrece posibilidades distintas, existen unas condiciones de búsqueda comunes a todos ellos. De ellas nos ocuparemos a continuación.La recuperación automatizada exige una reflexión previa sobre lo que se desea buscar. Esta reflexión debe tener en cuenta algunos factores, relativos tanto a las condiciones generales de la consulta como a cuestiones más técnicas, tales como elegir las palabras que se van a utilizar en la pregunta y relacionar estas palabras entre sí, de modo que el ordenador -que no comprende nuestro lenguaje- pueda entender lo que queremos decirle. El fruto de esta reflexión previa es la elaboración una estrategia de búsqueda, que podríamos definir de forma sencilla como una 'pregunta formulada en términos comprensibles por el ordenador'. Las condiciones generales de la consulta El primer factor que incide en la elaboración de un estrategia de búsqueda se refiere a las condiciones generales de la consulta, en concreto aspectos como los siguientes:

• Quién formula la pregunta: un alumno de primer ciclo, un alumno de tercer ciclo y un profesor pueden estar interesados en un mismo tema, pero su nivel de comprensión y su punto de vista son muy distintos, por lo que en realidad necesitan documentos muy diferentes.
• Qué uso pretende dar a la información: no es lo mismo buscar un libro para leer que para consultar un dato o para hacer un resumen.
• De qué plazo dispone: si sólo se dispone de una semana para hacer un trabajo no se podrá profundizar tanto como si se dispone de un mes.
• Qué sabe ya del tema: hay que procurar que la información contenida en los documentos sea relevante o interesante para quien hace la pregunta, y para ello hay que tener en cuenta su nivel previo de conocimientos.
• Qué idiomas puede leer: evidentemente no ofreceremos al alumno o profesor documentos en lenguas que desconozca.

Técnicas o procedimientos de búsqueda

Búsqueda por palabra-clave

Los OPAC permiten la búsqueda por términos significativos (o palabras-clave) que aparezcan en cualquier lugar de unos determinados campos del registro bibliográfico, generalmente los campos de autor, título y materias. Algunos OPAC llegan incluso a buscar por palabras-clave en todos los campos del registro. Por ejemplo, en el OPAC de la biblioteca escolar, un alumno podría encontrar el registro bibliográfico de la obra Don Juan Tenorio, de Tirso de Molina, por cualquiera de los siguientes términos: - Tirso, Molina (en el campo autor) - Juan, Tenorio (en el campo título)- Teatro, español, S.XVII (en el campo materia). La búsqueda por palabra-clave tiene la ventaja de la flexibilidad: no hay que conocer la totalidad ni el orden exacto de los términos que componen un punto de acceso, basta con conocer uno cualquiera de ellos. Sin embargo, tiene la desventaja de que se recuperan muchos registros que en realidad no interesan en absoluto al usuario: por ejemplo, la palabra Molina en el campo autor nos recuperaría todos los registros en los que figure este apellido, la mayoría de los cuales nada tienen que ver con Tirso de Molina y su Don Juan. Este fenómeno se denomina ruido entre los bibliotecarios. Un caso de búsqueda por palabra-clave que merece atención especial es el de la búsqueda por temas o materias. Recordemos que en el momento de catalogar los documentos habíamos utilizado, para expresar su contenido, un lenguaje de indización, es decir, un vocabulario limitado de términos que se han sometido a un control semántico (descriptores o encabezamientos de materia). El mismo lenguaje que se utilizó para indizar los documentos debe ahora usarse para recuperarlos; es decir, para buscar hay que volver a indizar, pero ya no los documentos, sino la pregunta formulada por el usuario. De esta manera el lenguaje documental usado en la indización actúa como intermediario, tanto en la fase de entrada de la información en el sistema (catalogación) como en la de salida (recuperación), garantizando una comunicación eficaz entre el lector y los documentos.

Operadores lógicos

La mayor parte de los OPAC permiten que el usuario combine dos o más términos de búsqueda mediante el uso de los llamados operadores lógicos o de Boole:

• Y (intersección)

Enlaza dos términos que deben estar presentes en el documento para que éste sea recuperado. Es el operador más habitual por su capacidad para establecer los límites generales de la consulta. Por ejemplo: Animales Y América recupera documentos que contengan ambos términos a la vez

• O (unión)

• NO (excepción)

• Búsquedas que combinan operadores:
  
  
  • (Animales O Fauna) Y América
    
    
• Búsquedas que combinan términos en diferentes campos:
  
  
  • (Título=América O Materia=América)
    
    
• Búsquedas que combinan términos en diferentes campos y operadores distintos a la vez:
  
  
  • (Materia=Animales O Materia=Fauna) Y (Título=América O Materia=América)
    Las relaciones establecidas entre los términos de búsqueda por los operadores lógicos se representan con 'diagramas de Venn', en los cuales:
    

    cada círculo representa un conjunto de elementos que tienen un determinado término en común;

    las porciones de los círculos que se superponen representan la coordinación o intersección entre conjuntos de documentos;

    el rectángulo en el que los círculos se inscriben representa el campo cubierto por la biblioteca o unidad de información.

     

Otros operadores: truncamiento, proximidad

Algunos OPAC permiten el truncamiento de los términos de búsqueda, es decir, recuperan todos los términos que contengan una serie de caracteres (la raíz de una palabra, por ejemplo). Así, la entrada por el término 'prehist' recuperaría documentos que contuvieran las palabras 'Prehistoria', 'prehistórico', 'prehistórica', 'prehistoriador', etc.Por lo general, el truncamiento debe ser indicado explícitamente por el usuario mediante un carácter especial como el asterisco (*) o el signo de interrrogación (?), aunque hay casos en que el truncamiento es implícito, es decir, iniciado por el sistema sin indicación del usuario. En cualquier caso, el efecto neto del truncamiento es la ampliación del conjunto de registros recuperados. Otra posibilidad que ofrecen algunos OPAC consiste en definir la proximidad de los términos de búsqueda: se pueden buscar o bien términos adyacentes, o bien términos separados por un número determinado de palabras, o bien términos presentes en una misma frase. Se aplica sobre todo en campos de texto libre, es decir, campos como el título o el resumen en los que se utiliza el lenguaje natural sin un control semántico como el aplicado en la indización. Por ejemplo: Diversificación ADJ Curricular recupera registros en los cuales ambos términos aparezcan juntos y en el orden indicado.

Búsqueda mediante puntos de acceso adicionales y calificadores

También es posible que el OPAC permita recuperar registros mediante algunos elementos de la descripción bibliográfica distintos de los puntos de acceso tradicionales (como el ISBN, el nombre del editor, etc.) y mediante calificadores (como la lengua y la fecha de publicación). Estos últimos se utilizan para limitar o acotar una búsqueda excluyendo documentos escritos en determinados idiomas o documentos demasiado antiguos.

El diálogo entre el usuario y el catálogo

Gracias a todas estas técnicas, el acceso a los registros en un catálogo en línea es muy amplio con respecto a lo que tradicionalmente han ofrecido los catálogos manuales, y estos beneficios van acompañados de nuevas formas de relación entre el catálogo y el usuario. El catálogo en línea es interactivo, es decir, entra en diálogo con el usuario. La secuencia de este diálogo es muy similar en todos los OPAC, y se produce de la siguiente manera:

- Usuario: introduce la orden para empezar una sesión de búsqueda.

- OPAC: reconoce la orden y presenta la pantalla de consulta.

- Usuario: introduce los términos de búsqueda en el campo o campos correspondientes.

- OPAC: recupera los registros que responden a la estrategia de búsqueda planteada, y permite su visualización (en lista o individualmente).

- Usuario: reajusta la búsqueda en función de los resultados obtenidos.- OPAC: recupera los registros que responden a la búsqueda reajustada y permite su visualización. ...

- Usuario: introduce la orden de finalizar la sesión.

- OPAC: reconoce la orden y sale del módulo de consulta. Observamos que la búsqueda se realiza en buena parte mediante una serie de ensayo y error, es decir, la estrategia de búsqueda puede modificarse una y otra vez hasta que el resultado sea satisfactorio. Para ello existen varios métodos:

• la adición o supresión de un término de búsqueda;

• la sustitución de un término por otro más general o más específico;

• la modificación de un operador lógico;

• la utilización de truncados;

• la división de la consulta en varias preguntas autónomas, etc..

4. El acceso a documentos de otras bibliotecas. La teledocumentación y el préstamo interbibliotecario

Una biblioteca dispone de recursos limitados, por lo que no puede ofrecer una respuesta satisfactoria a todas las peticiones de información que se le hacen. Para solucionar este déficit, el encargado de la biblioteca o el mismo lector pueden recurrir a consultar los catálogos de otras bibliotecas y, si encuentran la reseña del documento buscado en alguno de ellos, pueden solicitarlo en préstamo para que sea enviado a la biblioteca y consultado allí.Tanto la búsqueda en catálogos externos como el préstamo interbibliotecario son servicios anteriores a los ordenadores. La primera tiene un precedente en los boletines de adquisiciones y en los catálogos impresos en forma de libro que muchas bibliotecas -sobre todo las de carácter científico e institucional- distribuían a otros centros para dar a conocer sus fondos. Del mismo modo, para el préstamo interbibliotecario, las bibliotecas se valían del teléfono y el correo para conseguir que les fuera suministrado un documento.

Las búsquedas en bases de datos en línea:

Con la llegada de las nuevas tecnologías, un número creciente de bibliotecas comenzó a complementar -y finalmente sustituir- los boletines y catálogos impresos por ediciones en nuevos soportes, primero la microficha y más tarde el CD-ROM. La búsqueda en CD-ROM contaba ya con la flexibilidad de los sistemas automatizados, pero la actualización de la base de datos no era inmediata: cada tres o seis meses se distribuía un nuevo disco que sustituía al anterior e incluía los fondos incorporados en ese periodo.Finalmente se ha impuesto el acceso en línea a las bases de datos. Para ello se utiliza la telemática, que es una combinación de la informática y la tecnología de las comunicaciones. La aparición de Internet ha consagrado sin duda este tipo de consulta a distancia y en directo, pues hace posible acceder al catálogo de cualquier biblioteca que esté conectada a la red en cualquier rincón del mundo.

Actualmente una desventaja de Internet -que también las tiene- es la gran dispersión de recursos, que muchas veces lleva a perder tiempo buscando aquí y allá sin saber a ciencia cierta si la consulta se está orientando en la dirección correcta. Para paliar este inconveniente, cada biblioteca debe buscar aquellos recursos que puedan ser interesantes para sus usuarios. En el caso de la biblioteca escolar, se ha publicado ya una selección de recursos de carácter general que puede servir como punto de partida.

Los catálogos colectivos:

Entre las bases de datos a las que se puede acceder por vía telemática merecen mención especial los catálogos colectivos. Un catálogo colectivo reúne varios catálogos de bibliotecas individuales, presentando en cada registro bibliográfico información sobre las bibliotecas que poseen el documento descrito.
Algunos no contienen los catálogos completos de los centros participantes, sino una selección de registros en razón de un determinado tema (medicina, ciencias sociales, etc.) o de un determinado tipo de documento (catálogos colectivos de publicaciones periódicas, de tesis, etc.).Por lo general los catálogos colectivos se producen en cooperación entre varias bibliotecas del mismo tipo y con fines comunes, y su consulta resulta indispensable en operaciones como las adquisiciones cooperativas y el préstamo interbibliotecario.

El préstamo interbibliotecario:

Es una continuidad lógica de la teledocumentación: una vez que se ha localizado un documento interesante para un ususario en el catálogo de otra biblioteca, es factible solicitarlo a ésta y recibirlo por correo en un plazo de tiempo razonable.Una vez recibido el documento, es la biblioteca depositaria la que se responsabiliza del uso que se le vaya a dar y de su devolución en buenas condiciones dentro del plazo que se haya marcado para el préstamo.Los pedidos se han hecho tradicionalmente por correo, utilizando impresos especiales, si bien hoy día se está generalizando el uso del correo electrónico para hacer llegar las solicitudes.

Existen también aplicaciones informáticas específicas que gestionan todos los trámites administrativos relacionados con este servicio.

En el capítulo dedicado a los servicios de la biblioteca escolar se trata más ampliamente el tema del préstamo interbibliotecario y se ofrecen sugerencias concretas de colaboración con otros centros tales como Centros de Profesores y Recursos y Bibliotecas Públicas.

Los beneficios de los servicios de búsqueda en línea y préstamo interbibliotecario son obvios:

• acceso a un número mucho mayor de fuentes bibliográficas;
• ahorro de tiempo y esfuerzo del usuario, que no necesita desplazarse a otra biblioteca;
• mejora de la imagen de la biblioteca al extender el alcance de sus servicios.

Sin embargo, la introducción de estos servicios obliga a tomar decisiones de tipo organizativo, referentes a la propia gestión de las búsquedas y de las solicitudes. Por lo que respecta a las búsqueda en línea, suele ser un profesional de la documentación quien se encarga personalmente de esta operación en la mayoría de las bibliotecas, pues el usuario medio -hoy por hoy- tiene dificultades para encontrar la información que busca.

Y es precisamente en este aspecto, el de la formación de usuarios, donde la biblioteca escolar tiene un importante papel: el de familiarizar a los profesores y alumnos del centro con el uso de sistemas automatizados de recuperación, empezando por el OPAC de la propia biblioteca y siguiendo después con los sistemas utilizados por otras bases de datos con acceso en línea.