Gestión de los fondos: los préstamos

Una de las principales actividades de la biblioteca será la circulación de los fondos. Una vez definida la política de préstamos, en la que se establecen los tipos de usuarios y de ejemplares, así como la duración de los préstamos en función de los anteriores, queda habilitada esta opción.

1. Préstamo de ejemplares

El proceso de préstamo consta de varios pasos:

• Introducir en la base de datos el código del ejemplar que se presta y el código del lector que se lo lleva en préstamo.
• Comprobar que el préstamo se ajusta a la política establecida, o que no hay circunstancia que lo impida, como por ejemplo que el usuario no tenga su carné vigente o ya haya cubierto su cupo de materiales en préstamo.
• Determinación de la fecha tope de devolución del documento. Esta fecha la calcula el sistema en función de la política de préstamo.

Se introduce  el código del ejemplar que se presta y el código del lector al que se anotará el préstamo. Esta operación se puede realizar de tres maneras:

• Emplear un lector de códigos de barras. Es la más sencilla y cómoda cuando se dispone de este dispositivo. El número de ejemplar y el código de usuario están en formato de barras en el propio ejemplar y en el carné de usuario respectivamente. Basta situar el cursor en el campo correspondiente y posteriormente leer el código.
• Teclear los códigos. Se copiarán tal cual vienen en el ejemplar y en el carné.
• Localizar el lector y el ejemplar respectivamente en las listas de lectores y el catálogo. Esto se hace pulsando el icono que hay a la derecha de los campos. Así, se accede a una nueva ventana en la que existe un campo en el que introducir un valor para buscar, y otro para indicar en qué campo hay que buscarlo:

Pantalla para localizar un ejemplar:

Pantalla para localizar un lector

Si el préstamo se adapta a la política establecida por la biblioteca, queda anotado y se presenta el correspondiente mensaje informativo.

Confirmación del préstamo

Hay una opción configurable que obliga a confirmar el préstamo que se va a realizar. Esta tarea es útil para asegurar que el préstamo está bien hecho. Esta configuración se realiza desde el menú Herramientas|Opciones, apartado de Edición:

Al instalar ABIES ambas opciones están activadas.

2. Devolución de ejemplares

El proceso complementario al préstamo es la devolución, por la que el usuario reintegra a la biblioteca el documento que se llevó en préstamo.

Se realiza desde menú Préstamos|Devolver ejemplar.

Para concluir un préstamo bastará con introducir el número de ejemplar que se va a devolver. Puede hacerse tecleándolo a mano, utilizando el lector de código de barras o seleccionándolo de la lista que aparece tras pulsar en el icono que se encuentra en el lateral del recuadro.

ABIES nos ofrece la información del lector y del ejemplar y bastará con pulsar Devolver para que el préstamo haya concluido. En este momento se toman los datos pertinentes para actualizar las estadísticas.

3. Prórroga de préstamos

En muchas ocasiones el periodo fijado para el préstamo no es suficiente para que el usuario realice todas las lecturas y consultas que necesita. Para ello existe la posibilidad de prorrogar el préstamo por un nuevo periodo de tiempo. Esta operación se realiza desde menú Préstamos|Prorrogar préstamo.Basta conocer el número del ejemplar para que el sistema actualice la nueva fecha tope de devolución. Puede introducirlo tecleándolo a mano, utilizando el lector de código de barras o seleccionándolo de la lista que aparece tras pulsar en el botón que se encuentra en el lateral del recuadro.

La nueva fecha de devolución se calcula automáticamente en función de la política de préstamos definida para la biblioteca.

4. Anulación de préstamos

Una necesidad que se presenta con cierta frecuencia es la de anular un préstamo. Esta operación se realiza desde menú Préstamos|Anular préstamo, y permite anular un préstamo que se haya introducido erróneamente y del que no se desea dejar constancia alguna. Se introduce el número del ejemplar prestado y aparecerán los datos del lector y del ejemplar. Pulsando Anular se borrará el préstamo de la base de datos. Esta opción deshace la anotación de préstamo, pero sin afectar a las estadísticas de la biblioteca.

Hay que tener muy presente que, para un préstamo desarrollado correctamente, no se debe utilizar esta opción cuando se devuelva el ejemplar, sino Devolver ejemplar.

5. Consulta de préstamos

Filtro por ejemplar

Localiza la anotación de préstamo de un determinado ejemplar. En la ventana de selección se muestran exclusivamente los ejemplares que están actualmente en préstamo. Pueden realizarse búsquedas secuenciales en función del orden seleccionado.

Filtro por curso

Localiza los préstamos de los usuarios adscritos a un determinado grupo o curso. En la ventana de selección se muestran exclusivamente los cursos de los lectores y lectoras que tienen ejemplares en préstamo.

Filtro por lector

Localiza los préstamos de un determinado lector. En la ventana de selección se muestran todos los lectores. Pueden realizarse búsquedas secuenciales en función del orden seleccionado. Si el lector seleccionado no tiene ejemplares en préstamo, el filtro no tendrá efecto.

Retrasos

Presenta todos los préstamos que exceden la fecha límite de devolución. Al aplicar este filtro se habilita la opción de imprimir una carta de reclamación al usuario, recordándole la obligación de devolver el documento.

Si un filtro está activo se muestra en la barra de información que se encuentra debajo de la rejilla de préstamos y su botón permanece hundido. Para desactivar un filtro de préstamos basta con volver a hacer clic sobre el botón hundido. A modo de ejemplo, veamos cómo se aplica un filtro por curso. Al pulsar el icono pertinente se muestra la ventana de selección de curso:

Al pulsar el botón Aceptar queda activado el filtro:

Para desactivar el filtro basta hacer un clic sobre el icono asociado al filtro.

Otra opción es imprimir el listado de préstamos desde el menú Préstamos|Imprimir listado, con lo que se obtiene una presentación preliminar de un listado preestablecido de todos los ejemplares en préstamo, indicando los datos más relevantes del documento y los datos del usuario que se lo llevó, que podrá imprimir si lo desea.

Sólo aparecerán en el listado aquellos préstamos presentes en pantalla. Esto quiere decir que si ha activado un filtro, sólo los préstamos que cumplan la condición definida se incluirán en el listado.

De la misma forma, si ha activado un determinado orden haciendo clic sobre el título de una columna de la rejilla, el listado seguirá el mismo orden.

Tanto el filtro activo como el orden aparecen reflejados en la cabecera del listado.

Cartas de reclamación

Tras activar el filtro de retrasos se presentan todos los préstamos que exceden la fecha límite de devolución. Al aplicar este filtro se habilita la opción de imprimir una carta de reclamación al usuario, recordándole la obligación de devolver el documento.

Debe seleccionarse lo que desea imprimir. Se dispone de dos posibilidades:

• Imprimir todos los retrasos. Imprime las cartas de reclamación para todos los préstamos que exceden de la fecha límite de devolución y que aparecen en pantalla en la rejilla de datos.

• Imprimir el lector actual únicamente.  Imprime la carta de reclamación del lector actualmente seleccionado en la rejilla de datos.

Ahora basta hacer clic en Imprimir para obtener una presentación preliminar en pantalla del informe que después se podrá imprimir en papel.

Consulta de lecturas

La ventana que aparece muestra un listado histórico de los préstamos del lector seleccionado en la rejilla de datos. En buena lógica se puede suponer que ha leído o consultado (total o parcialmente) ese documento. No se incluyen los préstamos que aún no se han devuelto. Puede obtenerse este listado por impresora haciendo clic en el botón Imprimir.

6. Estadísticas

Las estadísticas presentan de manera gráfica los resultados alcanzados en la actividad de la biblioteca durante un determinado periodo de tiempo. El análisis de estos resultados es muy útil para:

• Evaluar la utilización actual de la biblioteca.
• Comparar con otros periodos anteriores,  con el fin de conocer la evolución de la actividad.
• Confirmar si se han alcanzado los objetivos marcados al inicio del curso.
• Disponer de la información necesaria para tomar decisiones y establecer los objetivos y metas de cara al futuro. Por ejemplo, adquirir nuevos documentos, ampliar los horarios de apertura, organizar actividades de animación,  adecuar y renovar el mobiliario y la señalización, etc.

Los resultados se presentan en forma de gráfico. El gráfico puede ser en forma circular o en forma de barras. En la parte inferior de la pantalla se ubican los botones de control con los que se pueden seleccionar las siguientes opciones:  

Presentar el gráfico en forma circular

Presentar el gráfico en forma de barras

Copiar el gráfico en el portapapeles

Imprimir el gráfico

Guardar el gráfico en un archivo

Alternar la presentación del gráfico en dos o tres dimensiones

Con estas opciones se escoge el formato de presentación del gráfico y se guarda bien en un archivo bien en papel impreso. También se puede copiar al portapapeles para insertarlo en un documento, por ejemplo, la memoria de la biblioteca.

Otra posibilidad es delimitar el intervalo de tiempo al que se refieren las estadísticas. Consiste en establecer las fechas inicial y final del periodo que se quiere analizar. La fecha mínima de inicio es la del primer préstamo completado y la fecha máxima es la del último. Cualquier cambio en el rango de fechas se refleja de forma inmediata en el gráfico. Estas fechas se especifican en la parte inferior de la pantalla:

Las estadísticas proporcionan básicamente informaciones cuantitativas, que son útiles para conocer algunos aspectos del funcionamiento la biblioteca. Pero la verdadera utilidad de dichas informaciones aparece cuando se transforman en información cualitativa. Un primer paso en este sentido es la comparación de los datos con los valores obtenidos en otros periodos de tiempo. Por ejemplo, que el grupo 3º A tenga cien préstamos puede no ser especialmente significativo, pero si resulta que en el primer trimestre se hicieron cuarenta préstamos, y en el segundo se hicieron sesenta, se constata un incremento importante. Estos datos permitirían valorar, en su caso, los posibles efectos de las actividades de animación a la lectura, de las nuevas adquisiciones de fondos o de una ampliación o reestructuración de horarios.

Del mismo modo, se pueden analizar las estadísticas para determinar el grado de consecución de algunos  objetivos. Por seguir con el ejemplo anterior, si el grupo 3ºA tuviera 25 alumnos, el promedio de préstamos realizados en el segundo trimestre sería de 2,4 préstamos por alumno. Se podría marcar como objetivo para el siguiente trimestre alcanzar los 3 préstamos de promedio por alumno, organizando las acciones y actividades que se consideren oportunas para motivar a los alumnos. Una vez finalizado el trimestre se podrían comprobar los resultados para determinar el grado de consecución del objetivo, considerando tanto la media como los resultados individuales.

Este tipo de análisis resulta más sencillo cuando se trata de cuestiones cuantificables como aquéllas relativas a la colección, a su uso o al número de lectores de la biblioteca. Sin embargo, es evidente que las estadísticas no son suficientes a la hora de valorar aspectos como la lectura efectiva de los libros prestados a los alumnos o la comprensión lectora. Para la evaluación de los aspectos de carácter más pedagógico será necesario utilizar otros instrumentos.

En el momento de planificar algunas de las actuaciones futuras a corto o medio plazo,  será de gran utilidad contar con los datos que nos proporcionan las estadísticas. Por ejemplo, conocer aquéllos autores o títulos más prestados o conocer la proporción existente entre los diferentes tipos de documentos, puede ser útil a la hora de decidir sobre la adquisición de documentos. Conocer los préstamos realizados por cada tipo de fondo, puede llevarnos a organizar actividades para que los alumnos conozcan aquéllos fondos menos utilizados.

Las estadísticas sólo pueden ser consultadas por el administrador y por el bibliotecario, por lo tanto si un profesor desea conocer las estadísticas relativas a su alumnado deberá solicitarlas.

En el manual de Abies se dispone de información más detallada sobre este apartado.