Uso de la agenda de grupo

El acceso a la lista de usuario que comparten tu grupo de trabajo se realiza haciendo clic en el icono Miembros Este icono indica que está compartido con los miembros de un grupo de trabajo. Si pinchamos sobre dicho icono, veremos quiénes son los miembros del grupo de trabajo:

Si seleccionamos a todos los miembros mediante el recuadro que tienen a la izquierda, y pulsamos la opción a libreta de direcciones de la barra de menú de selección, se añadirán a tu libreta de direcciones personales de BSCW las fichas de contacto de todos:

Podemos crear un grupo de trabajo (con su propia agenda común de grupo) seleccionando los miembros que han de formar parte del mismo, y escogiendo la opción "crear grupo" de la barra superior:

Para abrir la libreta, debes seleccionar el icono correspondiente: . Aparecerá algo similar a esta vista:

También puedes crear con varios de ellos un grupo de trabajo, etc. En todo caso, para comunicarte con uno de ellos o con varios a la vez, basta con que los selecciones con la casilla de verificación que hay a la izquierda de su nombre, y abras desde el icono la opción Enviar:

Estarás empleando el servidor de correo de BSCW. Si seleccionas un miembro de la libreta de direcciones y das a contactar, verás datos sobre dicha persona:

Podemos también seleccionar la opción para alguno de los miembros:

Se abre una pantalla similar a ésta:

Desde dicha ficha se puede acceder a información más precisa sobre cada miembro, así como a opciones de comunicación más específicas: por ejemplo, mediante el icono teléfono, marcación automática, siempre que el ordenador esté configurado para ella, insertar un archivo en la ficha, llamar mediante NetMeeting (si está el ordenador configurado en tal sentido), etc.

Una herramienta de gran utilidad en BSCW es la agenda, que tiene una doble finalidad:

• Uso privado, para incluir informaciones que no quieras compartir con todo el grupo
• Uso público, para compartir al mismo tiempo con todos los miembros del grupo de trabajo un proyecto, un curso, un meeting, etc.

Vamos a emplear la agenda privada.

La agenda privada se abre mediante el icono Agenda Privada . Al abrirla, verás algo similar a esta pantalla:

Puedes cambiar de mes dando a la flecha negra que hay en la parte superior, a la altura de "Mayo 2004". Cada día tiene un icono que representa un lápiz. Pulsándolo, podrás incluir una cita para un determinado día:

Podemos convocar también a personas que no estén incluidas en nuestra libreta personal, escribiendo su dirección de correo en el casillero Especificar una lista de direcciones separadas por comas.

Podemos también añadir una nota personal a la cita, explicando el motivo de la convocatoria

Nuestra libreta refleja la/s cita/s efectuadas:

Las personas citadas particularmente por ti recibirán un correo indicando esta circunstancia:

Al abrir el correo, verán algo similar a este texto:

Desde abrir cita se puede obtener información sobre la misma, así como declinar la invitación o aceptarla:

 

Volvamos ahora a modificar las propiedades de una determinada cita. En primer lugar, hacemos clic en el icono lápiz de la esquina superior derecha del día en que se convocó una cita:

 

Al hacerlo, se abre la siguiente pantalla:

Si pinchamos en el icono flecha de la cita, accedemos a sus propiedades:

En Change, podemos concretar, por ejemplo, la hora en la que queremos que esta cita se celebre, su nombre o descripción, los participantes, etc., así como saber quiénes han aceptado o declinado la invitación. Pero también podemos concretar mediante qué la desarrollaremos:

Podemos seleccionar, por ejemplo, una conferencia síncrona mediante Netmeeting o Nescape Conference, siempre que tengamos configurado su software en el ordenador.

Los destinatarios reciben un correo comunicando la cita, con un enlace a una página similar a ésta.

Para aceptar  la cita, se hace desde la flecha que aparece al lado del nombre de la cita, seleccionando

Puede ocurrir que si no se tiene instalado el software necesario para la comunicación síncrona que hemos dispuesto en la cita, se ofrezca la opción de instalarlo.

BSCW envía la información necesaria para iniciar la aplicación software de teleconferencia, y conecta automáticamente con la dirección correcta del interlocutor (que también puede determinarse manualmente, mediante el casillero Dirección/Número):

La agenda pública se crea una vez que hemos creado un grupo de trabajo:

• Primero, se selecciona Archivo New Community
   
• Una vez que se entra en el espacio del grupo, se selecciona NuevaAgenda de grupo:

Su funcionamiento es similar al de la agenda privada.