Localizar y organizar mensajes

A medida que se va ampliando el círculo de contactos también va creciendo el número de mensajes que llegan a nuestro buzón, almacenándose en la bandeja de entrada. Esta situación acaba por provocar que sea bastante difícil manejar los mensajes y, sobre todo, localizar los mensajes que nos interesan. Vamos a ver los procedimientos más simples para catalogar y localizar los mensajes.

La organización por defecto de los mensajes recibidos es por la fecha, colocándose los últimos al final de la lista. En la ventana de cabeceras veremos que cada columna está encabezada por un botón sobre el que podemos pulsar.

Pulsa sobre el botón fecha y comprueba cómo se invierte la ordenación de los mensajes, cambiando también la dirección de la flecha que indica sentido de la misma: ascendente o descendente.

Al igual que la fecha también podemos pulsar en el resto de los botones que encabezan las diferentes columnas. Posiblemente el más útil para localizar mensajes será ya que nos presentará agrupados todos los mensajes recibidos de una persona. No podemos deja de tener en cuenta que si esa persona utiliza diferentes cuentas su configuración puede ser diferente en cada caso por lo que sus mensajes aparecerán en varios grupos como si se tratara de distintos remitentes.

Lógicamente, si nos encontramos en la carpeta de enviados y tendremos que pulsar para agrupar los mensajes.

Una vez localizados los mensajes es posible que necesitemos dar un paso más para organizarlos. Lo más lógico será mantener la ordenación por fechas, entre otras cosas porque los mensajes nuevos se irán añadiendo al final de la lista aplicando el criterio de fechas.

Supongamos que consideras que sería interesante poder disponer de todos los mensajes de una persona accesibles en una carpeta. Está claro que lo primero que necesitamos es crear la carpeta y para hacerlo basta con que pulses con el botón derecho sobre cualquiera de las ya existentes. Dependiendo de que lo hagas sobre el nombre de una cuenta o sobre una carpeta aparecerá en el menú la opción Crear carpeta o Crear subcarpeta respectivamente, aunque es indiferente desde dónde hayas llamado al menú porque pulsando en el desplegable podrás indicar dónde quieres exactamente que se cree la carpeta.

Ahora que ya tienes la carpeta puedes archivar los mensajes en la misma.

 

  1. Organiza los mensajes por remitente.
  2. Como aparecen todos contiguos pincha en el primer mensaje del remitente seleccionado. Desplázate hasta que aparezca el último mensaje de ese remitente y antes de hacer clic sobre el mismo pulsa la tecla Mayúsculas y mantenla pulsada mientras haces el clic.
  3. Habrán quedado marcados todos los mensajes de ese remitente y ahora tendrás que pulsar y seleccionar la carpeta en la que quieres almacenarlos.
  4. Este último paso podrías haberlo hecho también arrastrando los mensajes hasta la carpeta deseada.

Lo que hemos hecho en los pasos previos es un procedimiento válido pero que tiene sus limitaciones, ya que sólo se aplica a la carpeta en la que nos encontramos y no nos permite aplicar más que un criterio. Si necesitamos hacer una búsqueda más detallada disponemos de una herramienta específica a la que se accede desde el menú Herramientas Buscar mensajes.

Cuando lanzamos la herramienta aparece con un único criterio de búsqueda, pero pulsando nos permite añadir más criterios, especificando si exigimos que se cumplan todos o basta con que se cumpla alguno..

Una vez obtenidos los resultados podríamos ordenarlos igual que hacíamos en el caso anterior pulsando sobre los botones que encabezan las columnas, seleccionar los que queramos y pulsar para que se despliegue la lista de carpetas y podamos elegir dónde lo queremos almacenar.