Hoja de cálculo - Referencia rápida
Es un conjunto finito y ordenado de operaciones destinadas a la resolución de un problema o cálculo.
Recibe este nombre el botón verde situado en la Barra de Fórmulas, que permite Aceptar la fórmula actual
Las operaciones básicas que se pueden efectuar sobre archivos desde el menú Archivo son:
Nuevo
Permite crear un documento nuevo y elegir su tipo en el submenú correspondiente.
Abrir
Abre un documento ya creado, tanto de OpenOffice como de otros formatos externos.
Cerrar
Interrumpe el trabajo con un modelo y cierra el archivo correspondiente. Si hay datos nuevos no guardados, avisará para guardar el modelo antes de cerrarlo.
Guardar
Guarda la información del Libro de Trabajo actual en su archivo correspondiente (cuyo nombre ya se conoce) pero no lo cierra y permite seguir trabajando sobre él y modificarlo.
Guardar como
Es similar al anterior, pero pide previamente el nombre y la carpeta en la que debe ser guardado. Hay que usar este comando cuando no se ha asignado aún un nombre a un trabajo o si se desea una copia del mismo con nombre diferente.
Imprimir
Obtiene una copia impresa del área de datos actual. Para más información consultar Modalidades de impresión
Enviar
Envía el documento como correo.
Autopiloto
Abre una plantilla de documento.
Todas estas operaciones se inician en el Menú Archivo o con el botón correspondiente de la barra de herramientas de funciones.
Ver también las operaciones de Vista preliminar, y Propiedades del archivo.
Mediante la secuencia Formato - Áreas de impresión se puede definir un área de impresión para cada hoja del documento, de forma que sea lo único que se imprima de esa hoja. También es posible indicar que una fila o columna se imprima también en cada página siguiente.
Operación de rellenar un rango mediante el controlador de relleno.
Se inicia el Autoformato al pedir Insertar - Diagrama habiendo seleccionado previamente una tabla de datos.
Página 1: Se ha de concretar el rango de datos y si las primeras filas o columnas se han de interpretar como etiquetas. Esto último es útil para mejorar la presentación de los gráficos.
Páginas 2 y 3: Se eligen el tipo y el subtipo de gráfico deseado: líneas, sectores, columnas, áreas, etc.
Página 4: Podemos definir títulos, etiquetas y rótulos de los ejes, así como acceder a la previsualización de los textos del gráfico.
Si con el Autoformato no se obtienen las características deseadas, se puede acceder a la Barra de Herramientas de gráficos mediante un doble click sobre ellos.
Autopiloto de archivos
Se accede a él mediante el menú Archivo, eligiendo Autopiloto. Este comando nos permite acceder a un catálogo de plantillas sobre las que podemos construir nuestro documento o modelo.
Autopiloto de funciones
Algunas funciones son muy complicadas de escribir, especialmente sus argumentos, que pueden ser múltiples o de rangos complicados. Para facilitar la escritura de funciones existe el autopiloto, al que se accede mediante el botón correspondiente en la Barra de Fórmulas.
Al abrirlo se nos ofrecen todas las categorías de funciones. Elegiremos una con doble click y el autopiloto nos ayudará a escribir los datos o seleccionarlos en la hoja mediante los botones de minimizar el cuadro de diálogo.
La operación de sumar columnas es una de las más frecuentes en una Hoja de Cálculo y por ello se ha automatizado mediante el botón Autosuma, situado a la izquierda de la línea de edición de fórmulas y rotulado con la letra sigma S
Para lograr la suma de toda una columna de datos basta seleccionar la celda inferior, pulsar sobre el botón Autosuma y aceptar con Intro la fórmula propuesta.
De la misma forma se puede sumar una fila de datos si se selecciona la celda de la derecha de los mismos.
Se puede acceder a la ayuda de OpenOffice mediante el menú correspondiente, en sus opciones:
Contenido
Muestra el contenido de la Ayuda de OpenOffice en ventana aparte, dividido en capítulos.
Ayudante
Abre la ayuda sensible al contexto, al que también se accede desde cualquier punto del programa con la tecla F1
Ayuda emergente
Si se activa esta opción aparecerá el significado de los botones contenidos en las barras de herramientas (en un menú emergente) con sólo señalarlos con el ratón.
Ayuda activa
Complementa la opción anterior suministrando ayuda sobre el funcionamiento de cada botón.
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B |
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La Hoja de Cálculo de Open Office contiene varias barras útiles:
Barra de menús
Es la barra básica, situada en la parte superior de la pantalla, que contiene las entradas a todos los comandos importantes:
Archivo - Editar - Ver - etc. Para activarlos se señalan con el botón (puntero) pulsando el botón izquierdo. Se abrirá el menú correspondiente en el que se podrá elegir una entrada cualquiera.
Las siguientes Barras se pueden hacer visibles o invisibles con el comando Ver del menú anterior, activando o desactivando cada barra por separado.
Barra de funciones
Contiene los botones más importantes referentes a archivos (Abrir, imprimir, etc. ), edición (Cortar, Copiar y Pegar), hiperenlaces y otros. Para cambiar los botones visibles basta señalar con el botón derecho cualquier zona de la barra fuera de los botones y activar o desactivar cada botón por separado. Este procedimiento vale para todas las barras.
Barra de objetos
El contenido básico de esta barra son los formatos. En ella figuran las opciones más importantes de Fuentes, Bordes, Rellenos, Formatos numéricos, etc.
Es la Barra de entrada de datos. En ella figuran el nombre y referencia de la celda activa, su contenido y varios botones para gestionar la edición del mismo (Autopiloto de funciones, Autosuma, Signo igual).
Contiene las entradas a muchos objetos de dibujo, formularios, ... además de herramientas básicas como Buscar, Corrección ortográfica, etc.
Barra de gráficos
Se abre cuando se pulsa sobre un diagrama (gráfico). En él se ofrecen las opciones de Tipos de gráfico, títulos, efectos 3D, etc.
Para considerar un rango de filas y columnas como una Base de Datos basta que esté organizado de forma que las filas constituyan los registros del campo y las columnas los campos. Para ello es necesario que el rango de datos esté separado del resto de la hoja por zonas en blanco y es conveniente que la primera fila contenga los títulos de los campos.
Creación
Se abre una hoja vacía, se escriben los encabezamientos (títulos o rótulos) de los campos y debajo todos los datos ordenados según los campos.
Definición de área de datos
Se selecciona área deseada. Con Datos Definir área se abre el cuadro de diálogo Definir área.
Se escribe un nombre para el área y se comprueba que en Opciones esté activada la de contiene encabezamientos de columnas. Finalmente se cierra el cuadro.
Selección del área
Basta señalar una celda de la misma y pedir Seleccionar Área. En el catálogo que se abre se selecciona el nombre del área deseada.
Ordenar
Una vez seleccionada el área se pide Datos Ordenar. Se eligen los criterios para ordenar (hasta tres por orden de prioridad) con la opción en cada uno de Ascendente o descendente.
Filtrar
Esta operación reduce el número de registros que se ven en la tabla de datos. Sólo se verán los que cumplan determinados criterios que se concretan en un cuadro de diálogo. Existen dos tipos de filtro:
Filtro Predeterminado
Se selecciona el área y se ejecuta Datos - Filtro - Filtro predeterminado. En cada criterio se concreta el campo de filtrado, los signos =, >, etc. y los valores de filtrado. Se pueden unir varios criterios mediante las conexiones Y y O. Tras pulsar Aceptar se verán solo los registros de datos que reúnan todos los criterios. Para volver a la visualización total se elige Datos – Filtro – Eliminar filtro.
Filtro automático
El Filtro automático es más cómodo pero menos potente. Una vez seleccionada el área, se elige como filtrado el automático. Con ello dotamos a cada campo por separado en los encabezados de un botón que abre los distintos criterios. Si se seleccionan varios criterios, se combinarán con la conexión Y. Se elimina como el Estándar.
Las bases de datos tienen más prestaciones, como calcular subtotales o importar datos de otra base. Puedes consultarlas en la Ayuda de OpenOffice.
Aunque como concepto general en la Informática, esta palabra significa mapa de bits y da lugar al formato BMP de los gráficos, en el contexto de OpenOffice se designa con la expresión modelos de bitmap a los dibujos predefinidos que forman pautas gráficas para rellenar diversas áreas o fondos de objetos. Por ejemplo, en un diagrama se puede conseguir que el fondo tenga aspecto de mármol, o de gotas de lluvia, etc. asignando un bitmap a su área de gráfico. Ver también Gradiente.
Borrar celdas
Debemos distinguir entre borrar celdas o borrar contenidos.
En el primer caso, se eliminan totalmente las celdas y otras ocupan su lugar. El programa solicita información sobre cuáles serán esas celdas que reemplazan a las eliminadas. Esta operación se ejecuta mediante la secuencia Editar – Borrar celdas
En el segundo caso, se debe concretar si se borra todo, o sólo formatos, fechas, etc. Esta operación se ejecuta mediante la tecla Supr o con la secuencia Editar – Borrar contenidos
Borrar rangos
El borrado de rangos es similar al de celdas en sus dos variantes. Sólo hay que seleccionar la fila, columna o rango que deseemos eliminar o borrar y proceder como en el caso de la celda.
Uso del botón derecho
Tanto en el caso de celda como en el de rango, el uso del botón derecho nos permite elegir con comodidad qué tipo de borrado deseamos efectuar.
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C |
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En OpenOffice Calc las fórmulas se calculan de forma inmediata, en cada alteración de los contenidos de las celdas. Se puede cambiar este comportamiento a Cálculo Manual mediante Herramientas - Contenidos de Celdas - Cálculo automático. Con esta modalidad sólo se actualizan los cálculos si se pulsa F9 o se pide Herramientas - Contenido de Celdas - Recalcular.
Para modificar el contenido de una celda la debemos seleccionar previamente con el cursor. Con esta operación se convertirá en la celda activa, es decir la que constituye el foco del trabajo. Si se selecciona todo un rango todas sus celdas estarán activas, aunque no se podrán editar una por una.
Sólo se incluyen las de uso más frecuente. Para más información se debe acudir a la Ayuda de OpenOffice.
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Supr |
Eliminar contenidos |
Control+X |
Cortar |
F1 |
Ayuda |
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Entrar |
Confirmar |
Control+C |
Copiar |
F2 |
Abre modo edición |
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Inicio |
Salta a primera columna |
Control+V |
Pegar |
F3 |
Insertar nombre |
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Fin |
Salta a última columna con datos |
Control+Z |
Deshacer |
F5 |
Navegador |
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Control+Inicio |
Salta a A1 |
Control+A |
Seleccionar todo |
F7 |
Ortografía |
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Control+Fin |
Sitúa el cursor al final del área de datos |
Control+Entrar |
Salto de línea manual |
F9 |
Recalcular |
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AvPag y RePag |
Cambian a la pantalla siguiente o anterior |
Control+O |
Abre un documento |
F11 |
Estilista |
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Control+AvPag (o Re Pag) |
Ídem a hojas anterior y siguiente |
Control+S |
Guardar |
Esc |
Interrumpe una acción |
Objeto situado en el vértice inferior derecha de una celda, que permite copiar su contenido a lo largo de la columna o fila de la misma mediante arrastre con el ratón. Sin soltar el dedo, se arrastra el controlador hasta el punto deseado. Según el tipo de contenido se activa una modalidad distinta de arrastre.
Mediante la secuencia Herramientas - Opciones - Cargar/Guardar - General se puede configurar la realización de copia de seguridad de todos los trabajos. Se pueden determinar dos acciones:
Activar o no la realización de una copia de seguridad de todos los archivos.El nombre de la copia será idéntico al del documento pero con la extensión .BAK.
Guardar automáticamente las modificaciones cada cierto tiempo en minutos que podremos configurar.
Con la Barra de herramientas que se abre a la izquierda de la pantalla se puede elegir la opción de Texto (La T mayúscula) mediante la cual se puede dibujar un rectángulo y dentro de él un texto cualquiera. La ventaja de un cuadro de texto es que puedes cambiar toda su presentación independientemente de la del resto de la hoja: uso del FontWork, gradientes de color, etc.
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D |
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| Diagrama |
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Con esta entrada de menú accedemos a opciones que generalmente no tienen carácter elemental, pero que no son muy difíciles de entender.
Definir área
Elige un rango determinado como área de una base de datos. Es una alternativa a la consideración como área de un rango aislado del resto de la hoja (ver Base de datos). Se puede usar también como nombre de rango en fórmulas como =SUMA(Notas1).
Seleccionar área
Selecciona la base de datos que está definida por un área.
Ordenar
Ordena en orden ascendente o descendente los datos de un área seleccionada. Permite tres criterios de ordenación jerarquizados (ver Base de datos).
Filtro
Filtra los datos de un área (ver Base de datos).
El resto de opciones: Subtotales, Validez y Consolidar ... no son interesantes en aplicaciones a la Enseñanza. Son más propias de grandes presupuestos o cálculos empresariales.
Ver Graficos
Invierte o deshace la última entrada u orden.
Para
activar esta orden hay que usar la secuencia Editar –
Deshacer. Existe también el botón Deshacer en la
Barra de Funciones. Si se pulsa sobre el pequeño triángulo que posee en la parte
superior, se abre un catálogo de acciones a deshacer, no necesariamente la
última. El número de pasos que se pueden deshacer
se concreta mediante la secuencia Herramientas – Opciones –
OpenOffice.org – Memoria de trabajo.
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E |
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Sólo se puede editar (modificar el contenido) de una celda si está activa. Para ello basta pulsar F2, con lo que se editará sobre la misma celda, o bien señalar con el ratón la línea de edición de fórmulas superior. En ambos casos El texto se edita como en cualquier línea de edición de Windows. También se abre la edición con un doble click sobre la celda.
El menú Editar contiene las siguientes entradas importantes:
Deshacer
Ver Deshacer
Ver Restaurar
Repetir (Último comando)
Repite la última orden o comando
Cortar
Borra la celda, rango u objeto seleccionado y sitúa una
copia del mismo en el portapapeles,
del cual se puede extraer más tarde con la orden Pegar.
Se
puede activar este comando con la combinación de teclas Ctrl
+ X o con el botón correspondiente en la Barra de
Funciones.
Copiar
Copia la celda, rango u objeto seleccionado en el portapapeles sin
borrar el original. Después se puede extraer más tarde
con la orden Pegar.
Se puede activar este comando con la
combinación de teclas Ctrl + C o con el botón
correspondiente en la Barra de Funciones.
Pegar
Sitúa el contenido del portapapeles en la celda, rango u
objeto seleccionado.
Se puede activar este comando con la
combinación de teclas Ctrl + V o con el botón
correspondiente en la Barra de Funciones.
Es un tipo de pegado que cambia según el objeto que se haya copiado.
Datos contenidos en celdas:
Se puede elegir entre pegar todo o sólo números, fechas, fórmulas, etc. Si son números, se puede decidir si los datos copiados se operan con los existentes mediante las cuatro operaciones. Igualmente, se pueden ignorar las celdas vacías, o desplazar, etc.
Imágenes y textos procedentes de otros programas:
Este comando permite elegir en qué tipo de formato se debe efectuar el pegado.
Seleccionar todo
Selecciona todo el ámbito de trabajo actual, a fin de copiar, cortar o eliminar su contenido.
Buscar y reemplazar
Busca el texto solicitado y, si se indica así, lo sustituye por otro.
Contiene numerosas opciones, como la de dónde buscar, tipo de coincidencia, etc.
Se activa también con la combinación de teclas Ctrl + F
Navegador (F5)
Se abre el Navegador, que es muy útil para recorrer todas las hojas, áreas, nombres de celdas y objetos contenidos en el documento. Es especialmente útil para buscar los destinos de los hiperenlaces. Se activa también con la tecla F5.
Encabezamientos y pies de página
Este comando dota a los documentos, para su impresión, de encabezamientos y pies de página. Ambos objetos permiten ser editados en tres zonas (izquierda, central y derecha) por separado, e insertar fecha, hora, número de página etc.
Rellenar
Permite llenar un rango con un contenido prefijado, ya sea de simple copia o siguiendo una serie de números. Se puede efectuar cómodamente con el controlador de relleno.
Borrar celdas o contenidos
Contiene todas las variantes de eliminación de objetos: celdas, filas, columnas, hojas, etc. Ver Borrar
El Estilo es un conjunto de características del formato de una celda o de una página. Este conjunto se guarda para poder aplicarlo más tarde a una celda, rango o página determinados. Para aplicar un estilo ya creado hay que acudir al Estilista y pulsar dos veces sobre el estilo elegido.
La operación inversa consiste en crear un estilo nuevo a partir del formato ya determinado de una celda o rango. Para ello, se selecciona la celda o rango, se abre el estilista y se pulsa sobre el botón superior Nuevo estilo a partir de Selección. Basta entonces dar un nombre para que se cree un nuevo estilo.
Para
administrar el conjunto de estilos se puede acudir a la orden Formato
– Catálogo de estilos, con la que se obtiene la
lista de estilos que se pueden modificar, borrar, crear, etc.
La
creación de un estilo nuevo es muy fácil: basta
concretar todos los formatos de fuente, número, borde, etc. a
través de las pestañas correspondientes en la ventana
que se abre. Hay que advertir que si se borra un estilo, desaparece
el formato correspondiente en las celdas que lo tuvieran asignado.
El Estilista es una ventana que se abre con la tecla F11, mediante su botón correspondiente en la Barra de Funciones, o a través del menú Editar, y contiene los estilos de celda y de página listos para ser aplicados a la selección actual.
F
Funciones de información Funciones de tipo financiero Funciones de texto Otras funciones
Una hoja contiene diferentes celdas distribuidas en filas y columnas. Las filas están rotuladas con números desde 1 hasta 32000 y las columnas con letras simples o dobles que van desde la A hasta la Z, AA hasta AZ y así hasta la última columna que se nombra con las letras IV.
Cada celda se nombra mediante su fila y columna. Así por ejemplo la celda B4 será la situada en la fila 4 y columna B.
Los rótulos de las filas y columnas se encuentran en el borde de la ventana: en la parte superior los de las columnas y a la izquierda los de las filas. Pulsando sobre un rótulo se seleccionará toda la columna o fila. Una hoja se selecciona al pulsar sobre la intersección de los rótulos de filas y de columnas.
Es un conjunto de herramientas destinadas a mejorar el aspecto de un rótulo. Para acceder a ellas se debe seleccionar previamente un elemento de texto, con lo que en el menú Formato se incluirá la opción FontWork. Las principales características que gestiona son: curvatura y orientación del texto, alineación, contorno y sombra.
Llamaremos formato de una celda o rango de celdas al conjunto de opciones que constituyen su forma de presentación en pantalla y que no afectan a su contenido. A todas esas opciones se accede al activar el comando Formato Celda... del menú principal del programa.
A los formatos de celda también se accede pulsando con el botón derecho y eligiendo Formatear celdas en el menú contextual que se obtiene.
En el cuadro de diálogo correspondiente podemos elegir las siguientes pestañas:
Fuente
No necesita explicación particular porque coincide en lo esencial con todos los cuadros de elección de fuentes en Windows. Los aspectos de tamaño, fuente, color, efectos, etc. son de comprensión fácil.
Borde
También es muy simple cambiar el color de relleno y los bordes de una celda o de un grupo de celdas. Lo más importante de reseñar es que todos los efectos posibles en los bordes afectan a toda un área, si está seleccionada y no sólo a una celda. Los conceptos de bordes predeterminados, estilo de líneas, colores de líneas y sombras, etc. se explican por sí solos.
Fondo
Para cambiar el color de fondo de un rango de celdas basta seleccionarlo de la paleta que se ofrece.
Alineación
Es un conjunto muy potente de opciones, pues permite encajar el contenido de una celda respecto a su contorno cambiando numerosos parámetros, como: la alineación horizontal, la vertical, inclinación del texto, la distancia a la cuadrícula. Para comprender todas ellas el mejor camino es experimentar con algún texto concreto.
Las celdas de una hoja de cálculo pueden protegerse para evitar alteraciones de su contenido por una distracción. Con esta opción se pueden activar o dejar en blanco cada una de las tres opciones: Protegido, Ocultar fórmulas, Ocultar todo. Esta operación se hará por separado en distintos rangos, los que se quiere proteger y los que se dejarán para entrada o modificación de datos. La protección sólo será efectiva si después se protege todo el documento con el comando Herramientas – Proteger documento – Hoja de Cálculo.
Unir celdas
Permite unir las celdas seleccionadas formando con ellas una sola. Si está propiedad no está activada, se consigue el efecto con el menú Formato - Unir celdas - Definir. Si ya está definida, se puede anular mediante Formato - Unir celdas - Anular.
Números
Las opciones de formato numérico también son muy variadas:
Categoría: permite expresar un número como fecha y hora, moneda, formato estándar, etc. A veces tiene un efecto que puede sorprender al usuario. Si no se indica otra cosa, el formato por omisión es el de Número. Es interesante experimentar con el de Fecha y Hora. Los formatos posibles en cada categoría figuran en el panel del centro, bajo el título de Formatos.
Opciones
Se pueden fijar el número de decimales y si deseamos si los números negativos se presenten en rojo. Es adecuado para documentos mercantiles. El número de ceros a la izquierda es muy útil si se quieren escribir códigos con número fijo de dígitos y los separadores de miles, dan a las cantidades un aspecto más legible.
Código de formato
Para operaciones elementales no hay que alterar el código que figure en este campo. No obstante, hay casos, como en las unidades físicas, en los que desearemos añadir símbolos como w, km. o €. Para ello añadiremos el símbolo \ detrás del formato estándar (u otro cualquiera que figure como código) y a continuación el símbolo deseado: #.##0.00\€, estándar\km, etc.
También se puede añadir texto usando comillas dobles, como en estándar “botes de pintura”
Para más detalles hay que consultar el apartado Códigos de formato numérico de la ayuda de OpenOffice.
Si deseamos que el aspecto de una celda dependa de su contenido
debemos aplicar un formato condicional. Para ello debemos disponer
previamente de estilos definidos por nosotros o existentes por
defecto para asignarlos según los valores contenidos (ver
Estilo)
Con la secuencia Formato – Formateado
condicionado podemos asignar distintos estilos según las
condiciones que deseemos determinar.
Se accede al formato de columna desde el menú Formato. En el mismo se puede cambiar:
Ancho
Cambia el ancho de las columnas seleccionadas. Si se activa la opción de Valor predeterminado se dará ese valor de ancho a la columna actual.
Ancho óptimo
Adapta el ancho de la columna a sus contenidos.
Ocultar
Oculta la columna, aunque no la suprime.
Mostrar
Para volver a mostrar una columna oculta se debe seleccionar un rango que la contenga y pedir Mostrar.
Se accede al formato de fila desde el menú Formato. En el mismo se puede cambiar:
Altura
Cambia la altura de las filas seleccionadas. Si se activa la opción de Valor predeterminado se dará ese valor de altura a la fila actual.
Altura óptima
Adapta la altura de la fila al tamaño de su fuente.
Ocultar
Oculta la fila, aunque no la suprime.
Mostrar
Para volver a mostrar una fila oculta se debe seleccionar un rango que la contenga y pedir Mostrar
Se accede al formato de la página desde la vista preliminar o desde el menú Formato.
Las opciones más importantes son:
Administrar: sólo se debe rellenar para modificar
la plantilla.
Página:
gestiona el tipo de papel (A4, B5,...), los márgenes, la
orientación vertical u horizontal. etc.
Diseño
de página: permite fijar si el formato se aplica a todas
las páginas o sólo a las de la derecha o izquierda o
bien se incluye la adaptación a impresión a doble cara
(Reflejado).
Orientación: permite centrar las
celdas en la página vertical u horizontalmente.
Se incluyen sólo las básicas. Para más información consúltese la Ayuda de OpenOffice.
COEF.DE.CORREL
Halla el coeficiente de
correlación que relaciona dos
rangos.
COEF.DE.CORREL(A1:A9;B1:B9)
CUARTIL
Calcula el cuartil de un conjunto de
celdas o rangos según un nivel determinado 1, 2 o
3.
CUARTIL(G1:G50;3) devuelve el tercer cuartil
del rango G1:G50
DESVESTP
Calcula la desviación típica
de la población.
DESVESTP(2;3;4)=0,82
DESVESTP(B22:H25)=9,23
MÁX y MÍN
Buscan
el máximo y mínimo, respectivamente, de un rango.
MEDIANA
Devuelve la mediana de unos valores,
celdas o rangos. No actúa sobre
frecuencias.
=MEDIANA(1;2;2;2;3;4)=2
PERCENTIL
Calcula el k-ésimo percentil
en una distribución contenida en un
rango.
PERCENTIL(H7:H13;80%)=7,8
PROMEDIO
Calcula la media aritmética de
números, celdas aisladas o rangos.
Sobre números
aislados: =PROMEDIO(3;4;5;7) = 4,75
Sobre
celdas aisladas: =PROMEDIO(C7;C8;C9)
Sobre
un rango de celdas: =PROMEDIO(Recogida.$B$11:Recogida.$G$20)
RANGO.PERCENTIL
Es la función inversa
de PERCENTIL. Calcula el rango percentil correspondiente a un valor
dado.
RANGO.PERCENTIL(H7:H13;7)=67%
VAR y VARP
Calculan la
varianza de la muestra y la de la población respectivamente.
AHORA
Devuelve el día actual y la hora, todo en la misma celda, según marque
el reloj del sistema.
DÍAS
Calcula el número de días entre dos fechas. Así, si en B8 tenemos la fecha
20/12/2005 y en la B7 04/04/2004, la fórmula =DIAS(B8;B7) nos dará un resultado
de 625 días.
HOY
Nos devuelve la fecha actual del sistema.
Se incluyen sólo las básicas. Para más información consúltese la Ayuda de OpenOffice.
ESBLANCO
Devuelve el valor lógico
VERDADERO si la celda argumento está
vacía.
SI(ESBLANCO(D12);"ES BLANCO";"TIENE
CONTENIDO")
ESNÚMERO
Devuelve el valor lógico
VERDADERO si la celda argumento contiene un
número.
SI(ESNÚMERO(K9);K9/2;" ")
ESTEXTO
Devuelve el valor lógico
VERDADERO si la celda argumento contiene un texto.
ESTEXTO(J1)
TIPO
Devuelve un número según el
tipo de dato contenido en una celda:
1: número 2: texto 4:
valor lógico 8: fórmula 16: error.
TIPO.DE.ERROR
Devuelve
el tipo de error que produce la fórmula de una
celda.
TIPO.DE.ERROR(C16)=503 significa que se ha dividido
entre cero.
Todas son muy fáciles de entender:
FALSO
Devuelve el valor FALSO.
O
Aplica la conectiva lógica O a varios
argumentos.
O(A11=2;A12=2;A13=0)
NO
Aplicada a un resultado lógico,
cambia su valor entre VERDADERO o FALSO.
NO(C12<23)
NO(ESNÚMERO(C2))
SI
Es la función condicional. Actúa sobre
una condición y si es verdadera se calcula una primera fórmula
y si es falsa otra segunda. Las funciones SI, como todas las demás,
se pueden anidar.
SI(9>8;44;23)=44 SI(D5<12;D6;SI(D5>0;0;1))
VERDADERO
Devuelve el valor lógico
VERDADERO.
Y
Aplica la conectiva lógica Y a varios
argumentos.
Y(ESBLANCO(D6);ESBLANCO(D7))
Se incluyen las más elementales o de más frecuente uso. Para más detalles se debe consultar la Ayuda de OpenOffice.
ALEATORIO
Genera un número aleatoriamente
elegido entre 0 y 1.
ALEATORIO.ENTRE
Similar al anterior, pero que genera números al azar entre dos límites, pero no se recalcula con F9.
ÁRABE
Convierte
un número romano a notación árabe
normal
ÁRABE(XXVII) = 27
CONTAR
Cuenta el número de celdas no vacías
que contiene un rango.
CONTAR(A12:A40) = 28
CONTAR.BLANCO
Cuenta el número de celdas en
blanco que contiene un rango.
CONTAR.BLANCO($A$12:$B23) = 11
CONTAR.SI
Cuenta eL número de celdas que cumplen
una condición en un rango. La condición puede ser : Un
número o una expresión entre
comillas.
CONTAR.SI(A7:J7;">89")=2
ENTERO
Redondea un número real al entero inferior
a él más cercano.
ENTERO(-2,7)=-3 ENTERO(2,2)=2
ROMANO
Convierte a
número romano
ROMANO(7) = VII
PI()
Devuelve el número 3,14159265...
RAÍZ
Equivale a la raíz cuadrada. En
OpenOffice, a diferencia de otras Hojas, se debe acentuar como en
castellano.
RAÍZ(625)=25
REDONDEAR
Redondea un número al decimal más
cercano con las cifras decimales
determinadas.
REDONDEAR(2,4567;2)=2,46
REDONDEAR(3,14159;3)=3,141
RESIDUO
Equivale a la operación MOD de otros
lenguajes y Hojas de Cálculo. Halla el resto de la división
entera entre dos números. Como curiosidad, admite datos no
enteros.
RESIDUO(667;4)=3 RESIDUO(2,888;1,2)=0,488
SI
Es la función condicional. Actúa sobre
una condición y si es verdadera se calcula una primera fórmula
y si es falsa otra segunda. Las funciones SI, como todas las demás,
se pueden anidar.
SI(9>8;44;23)=44 SI(D5<12;D6;SI(D5>0;0;1))
SUMA
Es una de las funciones más útiles de
la Hoja de Cálculo. Suma todos los números contenidos
en un rango.
SUMA(A12:A45)=34520
SUMAR.SI
Idéntica a la anterior, pero sólo
suma los números que cumplan una condición. El criterio
es similar al de la función CONTAR.SI. Hay una variante
con dos rangos que se puede consultar en la
Ayuda.
SUMAR.SI(A45;D45;"<21")
Se incluyen las más elementales o de más frecuente uso. Para más detalles se debe consultar la Ayuda de OpenOffice.
INT.EFECTIVO
Devuelve el T.A.E., interés
efectivo anual según los plazos de pago.
Su formato es
INT.EFECTIVO(Interés nominal anual; Número de
periodos de pago anuales)
NPER
Calcula el número de periodos de
pago necesarios para obtener un capital o pagar una deuda.
Formato:
NPER(Tasa; Pago; Capital actual;Capital deseado;Tipo)
El
significado de estos datos se incluye en las otras funciones
financieras.
El Tipo (opcional) sirve para
concrtear si los pagos se efectúan al principio o al final de
cada periodo.
PAGO
Halla el pago periódico necesario para
reunir un capital o pagar una deuda.
Su formato es =PAGO(Tasa;
Número de pagos; Capital actual; Capital deseado)
Tasa:
Es el tipo de interés correspondiente a cada periodo.
Número
de pagos: Pueden ser años, trimestres, etc.
Capital
actual: Es el capital con el que se comienza la inversión.
En el caso de anualidades de capitalización valdrá
cero.
Capital deseado: Es el capital final del
proceso. En el caso de amortización será nulo, mientras
el capital inicial se puede usar como negativo.
PLAZO
Halla el número de periodos
necesarios para acumular un capital a inmterés compuesto.
Su
formato es PLAZO(Tasa de interés; Capital actual;
Capital deseado)
TASA.NOMINAL
Calcula el interés nominal
correspondiente a un T.A.E. determinado.
Formato:
TASA.NOMINAL(Tasa efectiva (TAE); Número de periodos
de pago anuales)
VF
Calcula el valor futuro de una inversión con
los siguientes parámetros:
VF(Tipo interés;
Número de periodos; Pago periódico; Capital
inicial)
Tipo de interés: Corresponde
al interés en cada periodo de tiempo, no necesariamente
anual
Número de periodos: Pueden ser
meses, años, trimestres, etc.
Pago
periódico: Se puede igualar a cero si es una
inversión con interés compuesto y con sólo el
pago inicial.
Capital inicial: Será igual
a cero si sólo se ingresan los pagos periódicos
(anualidades de capitalización). Este parámetro es
opcional.
CONCATENAR
Esta función equivale al operador & y permite reunir en uno
solo varios textos:
Si C9 contiene el texto " y " tendríamos que CONCATENAR("Pedro";C9;"Pablo") =
"Pedro y Pablo"
Su formato es CONCATENAR(Texto1;Texto2;...;TextoN) y equivale a
Texto1&Texto2&...&TextoN.
EXTRAE
Extrae uno o varios caracteres del texto contenido en una celda o de una
palabra. Hay que indicarle a partir de qué número de orden se extraen los
caracteres y cuántos. Equivale a "cortar" unos caracteres de un texto.
EXTRAE("Gloria";2,5)="loria", EXTRAE(C9,2,2)="DE"
Formato: EXTRAE(Celda o palabra; inicio del corte; número de caracteres
extraídos)
REPETIR
Permite construir un texto a base de la repetición de otro menor.
Por ejemplo: =REPETIR("LO";4)=LOLOLOLO
TEXTO
Convierte un número en texto según un formato determinado. El código de este
formato determinará el número de decimales, el punto de los miles, etc. Así, si
tenemos en la celda C9 el valor 0,14187, la función texto lo convertirá en su
expresión decimal sin valor numérico:
TEXTO(C9;"0##,##0") = "0,14"
VALOR
Es la función contraria a la anterior: convierte un texto en número. Por
ejemplo =VALOR(CONCATENAR("32";"32")) nos devuelve el número 3232.
Un ejemplo curioso es que una fecha la convierte en los días transcurridos entre
el día 30/12/1899 y la fecha escrita. Por ejemplo VALOR(03/03/2004) = 38049, que
son los días transcurridos.
BUSCARH
Es una función de búsqueda. Se le dan como datos un valor determinado,
una matriz en cuya primera fila ha de buscar y el número de orden de la columna
en la que debe extraer la información paralela a la buscada. Así, en la matriz
| Teresa | Pablo | María | Gema |
| 1976 | 1975 | 1980 | 1977 |
| Abril | Mayo | Enero | Marzo |
la función BUSCARH(María;Matriz;3) daría como resultado Enero y BUSCARH(Pablo;Matriz;2) nos devolvería el año 1975 (La palabra Matriz quiere significar el rango en el que estén los datos, por ejemplo A3:D6)
BUSCARV
Similar a la anterior, pero realiza la búsqueda por columnas en lugar de por
filas.
IGUAL
Devuelve el valor VERDADERO si dos expresiones o celdas son iguales, y FALSO
en el caso contrario. Admite como argumentos textos, celdas o incluso
expresiones matemáticas. Por ejemplo: IGUAL(C2;D2)=VERDADERO;
IGUAL(A2;B2+1)=FALSO; IGUAL(2+2;4)=VERDADERO.
G
Los cuadros de texto o las áreas de los diagramas pueden estar dotados de un fondo de relleno, al cual, mediante la opción gradiente se le puede dar estructura de un degradado entre dos colores básicos, con porcentajes y forma decididos por los usuarios. Ver también Bitmap.
Los gráficos se crean con la orden Insertar - Diagrama, habiendo seleccionado previamente el rango objeto del gráfico.
Con esta operación se inicia el autoformato de gráficos, que construye el gráfico en una versión inicial.
Un gráfico se puede perfeccionar en su aspecto pulsando con doble click sobre él, con lo que la barra de herramientas cambia sus opciones para volver a cambiar títulos, leyendas, ejes, colores de área, vista en 3D. etc.
Si se pulsa sobre series de datos del gráfico se puede cambiar también el grosor o los colores de las líneas. Debes pulsar una sola vez si deseas acceder a las opciones de la ventana de gráfico (posición, cortar, copiar, etc.) y dos veces para acceder a las opciones generales del gráfico (título, leyendas, autoformato...). En ambos casos es bueno mover el ratón sobre el gráfico y leer las opciones que aparecen, y una vez situados en el elemento que deseemos, pulsar el botón derecho o efectuar un doble click.
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H |
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Ortografía
Permite dos opciones:
Revisar: Se efectúa una revisión ortográfica de la hoja con las opciones básicas de Ignorar, Ignorar siempre, Reemplazar, Reemplazar siempre, etc.
Revisión automática: Se activa o desactiva la opción de revisar el texto mientras se escribe.
Sinónimos
Busca los sinónimos de la celda o palabra seleccionada y reemplaza por uno de ellos si se desea.
También llamado Auditoría, permite rastrear las celdas de las que depende la actual o, a la inversa, las celdas que dependen de ella. Su objetivo es ver errores y estudiar cómo los cambios en una celda afectan a otros. Su utilidad reside en el poder revisar a fondo toda la estructura de cálculo de una hoja.
Autocorrección
Define las sustituciones automáticas de una palabra por su versión correcta, como hacer por acer. El cuadro de diálogo correspondiente se explica por sí mismo.
También llamado Persecución de objetivos.
Equivale a lo que en Álgebra llamamos despejar. Se
fija el valor deseado en una celda que depende de otra y el programa
calcula el valor adecuado de esta última para conseguir el
objetivo. Hay que dar tres datos:
Celda de la fórmula:
Es la celda que contiene la fórmula cuyo resultado deseamos
fijar.
Valor destino: Es el valor que fijamos
para la celda anterior.
Celda variable: Contiene
el valor que deseamos despejar, del cual depende el valor destino.
Protege contra modificaciones las celdas que previamente han sido declaradas como protegidas mediante la opción Formato Celdas Protección
Cálculo automático
El cálculo de una fórmula es automático por omisión, es decir, que si alteramos unos datos también cambian todos los resultados de fórmulas que dependan de esos datos. No obstante, para algunos trabajos conviene que no se actualicen de forma automática. Para ello basta desactivar el cálculo automático en la opción que figura en este menú.
Recalcular
Si está desactivado el cálculo automático se puede forzar a la actualización de los cálculos mediante la tecla F9 o bien con el comando Herramientas - Contenido de las celdas - Cálculo Manual.
Entrada automática
Permite que el contenido de las celdas se "autocomplete" cuando al comenzar a escribir los primeros caracteres coincidan con textos ya usados en el modelo y que se interpreta que el usuario desea completar. Por ejemplo, que al escribir "Ene" se complete a "Enero".
Macro
Conjunto de instrucciones que se ejecutan mediante una combinación de teclas. No se estudia en este curso.
Configurar...
Permite definir el comportamiento del teclado, menús, barra de estado, barras de herramientas y distintos acontecimientos.
Contiene un conjunto de opciones para todos los módulos de OpenOffice. En el apartado de Hoja de Cálculo se pueden destacar los siguientes:
Ver
Se puede activar y desactivar Mostrar algunos elementos, como las fórmulas, anclas o notas, así como decidir si se verán algunos tipos de objetos.
Se puede decidir también si se verán las líneas de división o los saltos de página y qué unidades de medida se usarán en la definición de los elementos de la Hoja.
Calcular
En este apartado se concretan los pasos de iteración y las diferencias mínimas o se desactiva esta opción. Igualmente se decide la precisión mostrada en los cálculos y si se distingue o no entre mayúsculas y minúsculas en las comparaciones de celdas.
Llamado también Link o Hipervínculo. Es el tipo de enlace introducido a partir del uso de Internet. Permite saltar de unas páginas a otras o dentro del mismo documento. Se puede insertar un hiperenlace en cualquier documento de OpenOffice Calc mediante la secuencia Insertar - Hiperenlace. Al activarlo se cierra el documento original.
Un documento de OpenOffice Calc puede contener varias hojas. En el borde inferior de la ventana de la hoja de cálculo se encuentran las pestañas de las hojas, así como los pequeños controles con los que se puede cambiar de una hoja a otra. Al iniciar un documento aparecen tres hojas distintas. Con la ruta de comandos Insertar Hoja de Cálculo se pueden insertar hojas nuevas, (hasta 256) concretando además en qué posición se insertarán.
Las hojas se pueden cambiar de posición arrastrándolas con el ratón y con el menú contextual abierto con el botón derecho se pueden efectuar las operaciones de Copiar, Desplazar, Cambiar nombre etc.
Lenguaje típico de las páginas web. Las siglas HTML corresponden a HiperText Markup Language: Lenguaje de marcas para hipertexto. A nivel elemental no es necesario usar este lenguaje, por lo que la traducción de un documento de OpenOffice a HTML permanece opaca para el usuario y su efecto es la posibilidad de ver ese documento en un Navegador, como el Internet Explorer. Para traducir una hoja de cálculo a HTML basta acudir a Guardar como y elegir la opción de Página web.
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I |
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Inserción
La inserción de imágenes se logra desde el menú Insertar.
Se busca la imagen almacenada en un archivo. Existe una Galería de imágenes cuya carpeta se ofrece por omisión. Es conveniente activar la opción de Previsualización para poder elegir mejor la imagen deseada.
Formato de una imagen
Si se selecciona una imagen, el menú de formato cambia, y ofrece otras opciones, como:
Texto:determina las características de tamaño y animación de un texto que se puede insertar posteriormente en la imagen mediante un doble click de ratón.
Posición y tamaño: permite cambiar todas las medidas y posición de la imagen dentro de la Hoja, incluso rotar la imagen un determinado ángulo.
Reflejar: voltea la imagen horizontal o verticalmente.
Posición: si se yuxtaponen varias imágenes sobre un rango, con esta opción se pueden traer más al frente, más atrás o incluirlo en el fondo.
Anclaje: fija la imagen a la página o a una celda determinada.
El menú Insertar contiene las siguientes prestaciones:
Salto manual
Fuerza al salto a una nueva página en la impresión del documento, ya sea a partir de una columna o a partir de una fila. Se usa para clasificar un modelo en varias páginas impresas con el contenido en celdas fijado por el usuario.
Celdas
Permite insertar celdas nuevas, ya sea de forma aislada, forzando a las actuales a moverse hacia abajo a o la derecha, ya sea insertando filas o columnas completas.
Filas
Inserta una fila nueva.
Columnas
Inserta una columna nueva.
Hoja de Cálculo
Añade al modelo una o varias hojas nuevas, pudiendo decidir en qué posición se desea insertar. Si sólo se inserta una se puede fijar también su nombre.
Se puede también insertar una hoja perteneciente a otro archivo. Con la opción de Examinar se busca el archivo y se elige la hoja deseada en el catálogo que aparece.
Símbolo
Esta opción se utiliza cuando se necesita un símbolo o letra que no figura en el teclado, como las letras griegas o el símbolo del euro en teclados antiguos. Son interesantes las fuentes Symbol (para caracteres griegos) y StarMath (para Matemáticas).
Hiperenlace
Permite la inserción de un vínculo a otro documemnto o dirección. Basta rellenar en primer lugar el tipo de enlace a Internet, Correo, Documento o Nuevo y rellenar los datos que se pidan que serán distintos según el tipo de enlace. Es conveniente usar la opción de Examinar o Navegador.
Función
Equivale al Autopiloto de funciones.
Lista de funciones
Activa o desactiva la Lista de funciones en el borde derecho de la pantalla.
Nombre
Gestiona la definición del nombre
de una celda o rango, así como su aplicación en otras
celdas, mediante los comandos:
Definir: permite asignar
un nombre a una celda o rango.
Pegar: pega el nombre de
una celda en la edición de otra distinta.
Aplicar:
opción interesante para aplicar el nombre de la primera
columna, encabezamiento u otros elementos en el resto de las celdas
de un área seleccionada.
Etiquetas: se asigna una
etiqueta a un rango, que después se usa como las palabras
Enero o Febrero, que permiten la referencia y
también la función de autocompletar cuando se
comienzan a escribir.
Nota
Hace aparecer una nota explicativa cuando el ratón se mueve sobre la celda seleccionada.
Imagen
Objeto
Se pueden insertar diversas clases de objetos, que no están incluidos en los objetivos de este curso, aunque el uso de algunos de ellos no requieren aprendizaje previo.
Diagrama
Crea un gráfico (ver Gráficos)
Frame
Inserta marcos en HTML como los usados en Internet.
Es el procedimiento de obtención de resultados en el que se repiten varias veces los mismos cálculos, generalmente mediante referencias circulares, hasta que se alcanzan unos pasos máximos determinados o bien la diferencia entre dos resultados consecutivos es menor que una alteración mínima fijada (Ver Herramientas - Opciones)
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M |
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Es el menú que aparece al seleccionar un objeto y pulsar sobre él con el botón derecho del ratón. En la Hoja de Cálculo es útil abrir las opciones de una celda determinada, o bien, pulsando sobre el rótulo correspondiente, las propias de una fila, columna u hoja. Es interesante acceder así a las opciones de las barras de menú y a los elementos de la barra de estado.
Con Archivo – Imprimir, con el botón Imprimir de la barra de funciones o la combinación de teclas Ctrl+P, se imprimirá siempre todo el documento, salvo que se hayan definido áreas de impresión. En el cuadro Imprimir se puede elegir entre:
Todo: imprimirá todas las hojas del
documento divididas en páginas según las
características de la impresora predeterminada.
Selección:
sólo se imprimirá el rango
seleccionado.
Páginas: en este
último caso se deben concretar las páginas que se
imprimirán: 1-5, o 2,5,7 etc.
Según sea la impresora predeterminada, con Propiedades se podrá concretar el uso del color, la calidad de impresión o el número de copias.
(Ver Formato de página)
Si una fila o columna está oculta, para volverla a mostrar basta seleccionar sus adyacentes anteriores y posteriores, pulsar el botón derecho y pedir Mostrar.
Con el ratón
El cursor se desplaza a la celda que señale el ratón al pulsar el botón izquierdo. También con el ratón se puede mover el cursor mediante las barras de desplazamiento horizontal o vertical.
Con el teclado
Las principales combinaciones de teclas para mover el cursor son, además de las usuales de flecha de cursor y Repág o AvPág, etc. son las siguientes:
Combinación de teclas
Ctrl+Inicio Mueve el cursor a la celda A1.
Ctrl+Fin Mueve el cursor al final del área de datos.
Inicio Señala a la primera columna A de la fila actual.
Fin Lleva el cursor a la última columna del área con datos, dentro de la fila.
Ctrl+Izquierda Salta a la columna izquierda del bloque actual.
Funcionan de forma similar las combinaciones Ctrl+Derecha, Ctrl+Arriba y Ctrl+Abajo
Ctrl+AvPág Salta a la hoja anterior de la tabla.
Ctrl+RePág Salta a la hoja siguiente de la tabla.
Alt+RePág Desplazamiento de una página de la pantalla hacia la izquierda.
Alt+AvPág Desplazamiento de una página de la pantalla hacia la derecha.
El resto de combinaciones de teclas figuran en la Ayuda de OpenOffice.
N
El Navegador permite movimientos largos dentro de un documento, especialmente en los largos, pues en los pequeños no es necesario.
Para activar el Navegador basta pulsar la tecla F5 o pedir Editar - Navegador.
Una vez abierto, se nos ofrecen destinos muy variados dentro de la Hoja de Cálculo: hojas, marcas, áreas de datos, imágenes etc.
Para ir a un destino determinado basta:
Escribirlo si es una columna, fila o celda, en las líneas
de edición de la parte superior, y pulsar Intro
(Enter).
Señalar si es un objeto, y pulsar Intro
y hacer doble click sobre él.
Indicar si es comienzo,
final, etc. si se trata de una área de datos.
Podemos asignar un nombre a una celda o a todo un rango o área. Por ejemplo, podemos llamar "Ingresos" a toda una columna que contenga este tipo de datos. Si desea calcular el promedio de toda esa columna sólo tendrá que escribir =SUMA(Ingresos) que nos da una visión más clara y atractiva del cálculo.
Para asignar un nombre a una celda o rango de celdas se seleccionan y se ejecuta el comando Insertar - Nombre – Definir y se escribe el nombre deseado en el cuadro de diálogo que se abre. También se puede asignar al revés: se escribe en primer lugar el nombre y después se seleccionan las celdas deseadas.
Con la misma ruta de comandos se puede eliminar un nombre o modificarlo.
Con la secuencia Insertar - Notas se puede asignar un pequeño comentario a una celda. Al pulsar sobre ella aparece un recuadro con el comentario deseado. Las celdas que poseen una nota aparecen con una pequeña señal de color en el ángulo superior derecho.
Son números comprendidos entre 0 y 1, generados aparentemente al azar, que se obtienen como resultado de la función ALEATORIO(), que usa una fórmula de generación de números dentro de un ciclo muy grande que los hace aparecer como imprevisibles.
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O |
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||
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Para ocultar una fila o columna hay que seleccionarla previamente, pulsar el botón derecho y pedir Ocultar.
Operadores en una Hoja de Cálculo
Aritméticos
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Suma |
+ |
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Resta |
- |
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Multiplicación |
* |
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División |
/ |
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Porcentaje |
% |
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Potencia |
^ |
La jerarquía es la usual en Matemáticas: paréntesis, potencias y raíces, multiplicaciones, divisiones y porcentajes y por último suma y resta.
De comparación
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Igual |
= |
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Mayor |
> |
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Menor |
< |
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Mayor o igual |
>= |
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Menor o igual |
<= |
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Desigual |
<> |
De texto
Concatenar (unir dos textos) &
Estos operadores siguen la jerarquía usual en Matemáticas: Se calculan en primer lugar los paréntesis, después las potencias, seguidas de productos y cocientes y finalizando con sumas y restas.
Ver Herramientas
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P |
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||
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|||
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|
Es un documento (hoja de cálculo) modelo que sirve de punto de partida para la construcción de otros más complejos basados en él: Cartas, presentaciones, agendas, etc. En un nivel elemental de uso no se deben alterar las plantillas. Se accede a ellas mediante el Autopiloto de Archivos.
Es la parte de memoria destinada a almacenar la información procedente de las operaciones de Cortar o Copiar. Su contenido se vuelca mediante la orden de Pegar. (Ver Editar).
Desde el menú Archivo se accede a las propiedades del documento actual. En él se pueden concretar las características del usuario y la descripción breve del documento, además de las propiedades generales de tamaño, ubicación, última modificación, número de hojas, filas y columnas, etc.
Ver Formato - Celda - Protección y Herramientas - Protección
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R |
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Llamaremos rango o área, en una Hoja de Cálculo, a un conjunto de celdas, preferiblemente adyacentes seleccionadas en una Hoja. Lo normal es que un rango constituya un rectángulo de celdas, pero también se pueden seleccionar dos o más rectángulos no adyacentes.
Si el rango está separado del resto de la Hoja por celdas en blanco, se puede considerar como una Base de Datos.
Los rangos se pueden:
Copiar: Con los comandos Editar Copiar
y Editar Pegar o los botones correspondientes
Mover:
Con los comandos Editar Cortar y Editar
Pegar, con los botones correspondientes o moviendo el rango
seleccionado con el ratón.
Rellenar: Con
los comandos Editar Rellenar o con el controlador
de relleno. A esta operación la llamaremos
también arrastrar
las fórmulas.
Ver editar
Repite el cálculo de fórmulas en toda la Hoja. Es útil cuando se está en el modo de Cálculo Manual y también cuando existen números aleatorios en algunas fórmulas y se desea cambiar sus valores. Se accede al recálculo mediante Herramientas - Contenido de las celdas - Recalcular o pulsando la tecla F9.
Toda celda de la hoja posee un nombre, una referencia, que la distingue de las demás. Es un símbolo compuesto de las letras correspondientes a la columna a la que pertenece y unos números coincidentes con los de su fila: C5, AA8, BC234; etc.
Las referencias normales se llaman relativas, porque en operaciones de copiado o rellenado de rangos el programa supone que al mover unas celdas, también se han de mover las referencias contenidas en las fórmulas. Así, si en la celda N7 está contenida la fórmula =A4*34, al copiarla o arrastrarla a la celda N10, su fórmula se verá también arrastrada a A7*34. Los datos sufrirán el mismo movimiento que la celda que los contiene.
Cuando deseamos que al mover una celda no se altere algún dato que contenga, escribiremos referencias absolutas, que se distinguen porque van precedidas del signo $. Hay tres modalidades:
Tipo $B$32: es totalmente absoluta. No se altera ni la fila ni la columna.
Tipo $B32: sólo se protege la columna, pero se puede alterar la fila.
Tipo B$32: se alterará la columna y permanecerá la fila.
Para convertir una referencia relativa en absoluta, además de escribir manualmente el signo $, basta pulsar la tecla Mayúscula + F4 al escribirla. Con una primera pulsación se cambiará al tipo $A$32 y con sucesivas pulsaciones irá cambiando a A$32 y a $A32.
También podemos referirnos a una celda por su nombre. Ver Nombre de una celda.
Si la celda se encuentra en otra hoja deberemos escribir previamente el nombre de esta seguido de un punto, antes de escribir la referencia propiamente dicha. Por ejemplo Hoja1.D$22
Se produce una referencia circular en la fórmula incluida en una celda cuando la referencia de dicha celda figura en la fórmula dada. La celda "se llama a sí misma". Las referencias circulares producen error salvo que esté activada la iteración.
En el menú Editar disponemos de la opción Rellenar, que amplía las prestaciones del controlador de relleno. Permite rellenar hacia abajo, hacia arriba, derecha o izquierda, además de un rellenado a base de fechas consecutivas o sucesiones de tipo aritmético o geométrico.
Efectúa la acción inversa de la última realizada por la orden Deshacer.
Para activar esta orden hay que usar la secuencia Editar – Restaurar. Existe también el botón Restaurar en la Barra de Funciones, con las mismas prestaciones que el de Deshacer.
S
Subíndices y superíndices
Una celda se selecciona al situar el cursor sobre ella.
Un rango se puede seleccionar:
Con el ratón: se sitúa el ratón sobre una esquina del rango y se desplaza, manteniendo pulsado el botón izquierdo, hasta la esquina opuesta del rango. Si esta operación se efectúa sobre los rótulos de fila se seleccionarán filas completas. Igual ocurre con las columnas.
Con el teclado: se señala una esquina, como en el procedimiento anterior, pero ahora se usan las flechas de cursor para ampliar la selección, manteniendo pulsada la tecla de Mayúsculas.
En ambos casos, se pueden seleccionar rangos no adyacentes si se selecciona el primero y al señalar los siguientes se mantiene pulsada la tecla Ctrl.
Los símbolos sólo se insertan en los textos incluidos en las celdas. Para insertar uno de ellos en un texto que se está editando, basta cambiar la fuente a Symbol, escribir el que se necesite y pasar de nuevo a la fuente que se estuviera usando. También se puede insertar un símbolo mediante la orden Insertar - Símbolo.
Si una celda contiene ya un texto y se desea sustituir algún carácter del mismo, se debe pulsar F2 o hacer doble click para abrir el texto, pulsar después con el botón derecho y elegir carácter para efectuar los cambios.
Sólo puedes usar subíndices y superíndices en los textos, no en las fórmulas. Para convertir unos caracteres a estas modalidades se debe pulsar F2 o hacer doble click para abrir el texto, seleccionar los caracteres deseados, pulsar con el botón derecho y elegir estilo para efectuar los cambios.
T
Las más importantes en OpenOffice Calc son:
F1: obtención de ayuda dependiente del contexto mediante el
Help Agent.
Shift + F1: idéntico al anterior pero sin abrir
el agente de ayuda.
F2: abre la edición de la fórmula
de la celda actual.
F5: abre el Navegador.
F9: recalcular.
F11: Abre el Estilista
Los gráficos de tipo lineal ofrecen la posibilidad de insertar en ellos una línea de tendencia que expresa matemáticamente a qué función se ajustan mejor los datos mediante el método de mínimos cuadrados. El usuario no ha de dominar esta teoría. Simplemente añade la línea de tendencia del tipo que desee:
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U |
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Para convertir un rango en una sola celda se usa la secuencia de comandos Formato - Unir Celdas. Si actualmente las celdas seleccionadas no están unidas aparecerá la opción de Definir, que al activarse las unirá. En caso contrario, si ya están unidas, obtendremos la opción de Dividir para volver a separarlas.
Si las celdas que se unen contienen información se nos preguntará si deseamos unir toda ella en la primera celda. Si esto afecta a números o fórmulas obtendremos su evaluación previa y transformación en texto.
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V |
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Cuando se manejan áreas de datos, puede ser conveniente regular el tipo de datos que se escriben en ella, con el fin de detectar errores. Para acceder a esta operación deberás activar la orden Validez... en el menú Datos, si previamente se ha seleccionado un área. En la ventana correspondiente se permite definir los criterios de error (por ejemplo, que sea un número entero), la ayuda que se desea aparezca al señalar una celda del área y diseñar el mensaje de error.
Este menú ayuda a organizar la visión de varios documentos abiertos simultáneamente. Contiene las características generales de las ventanas en Windows. Destacaremos:
Nueva ventana
Se pueden abrir varias ventanas que nos muestren hojas o rangos distintos de un mismo documento. Puede ser útil para ver el efecto que un cambio de datos puede producir en una zona alejada de ellos.
Dividir
Divide la pantalla en cuatro secciones independientes ( con su barra de desplazamiento propia) a partir de la celda activa. Si se selecciona previamente una fila o columna sólo aparecerán dos secciones.
Fijar
Similar al anterior, pero fija una de las secciones ante posibles desplazamientos.
Este menú da entrada a varias opciones, de las que destacamos las siguientes:
Escala
Con esta opción podemos elegir el tamaño de la visión de los objetos (efecto zoom). La forma más interesante es la de Ancho de página, que se acerca mucho a la visión obtenida al imprimir. La modalidad variable nos permite personalizar el tamaño.
Barras de símbolos
Gestiona la composición y visión de las distintas Barras de Herramientas (Ver Barras de Herramientas)
Títulos de filas y columnas
Muestra u oculta los títulos o rótulos de las filas y columnas.
Destacar valores
Podemos destacar los valores de entrada numéricos y de fechas para distinguirlos de los calculados por fórmulas. Esta opción no es muy interesante para aplicaciones didácticas. Si está activa no permite cambios de color en las celdas.
Con este comando se puede ver con exactitud la distribución de los textos y tablas en la página que esté definida en la impresora predeterminada de tu equipo.
Se dispone de los siguientes botones de acción:
Navegadores: botones que permiten ir a la página siguiente, la anterior, la primera u la última.
Lupa: gestiona el zoom de la imagen. Fija la escala para acercar o alejar la imagen.
Visión de pantalla completa: suprime los botones y las barras de herramientas, salvo el necesario para regresar a la visión normal.
Formato de página: contiene una gran cantidad de opciones de impresión: Bordes, fondos, encabezamientos y pies de página, qué tipo de datos se imprimirán etc. Todos son de fácil comprensión.