Bases de datos

Definición de Área de datos

En OpenOffice Calc y en otras hojas de cálculo, todo conjunto de filas y columnas que esté separado del resto de la hoja por otras filas y columnas en blanco y que en la fila superior contenga rótulos, se considera como un área de datos. Es el equivalente elemental de las Bases de Datos clásicas, como las de Access o DBase.

Es imprescindible que la tabla esté totalmente rodeada de filas y columnas en blanco y que la primera fila contenga los rótulos de los datos que figuran debajo.

Cada fila del área se interpreta como un registro, es decir, un conjunto de datos distintos que corresponden a una sola entidad o individuo. La tabla del ejemplo contiene cuatro registros, correspondientes a María, Marcos, Elena y Cristina respectivamente. El registro de Elena se compone de la fila Elena - 37 - S

Las columnas constituyen los campos, que son las partes de un registro, cada una con un carácter diferente: Nombre, Edad y Estado. Así, el campo Estado de Marcos es S.

Vuelve a abrir el modelo cuerpos.ods. En esa tabla los registros son los distintos cuerpos del Sistema Solar: Adrastea, Amaltea, Anake, Aniel,... hasta 71 registros o filas, y los campos los distintos datos de cada cuerpo: Naturaleza, Centro, Radio, Masa, etc.

Las celdas de la primera fila se interpretan como los títulos o nombres de los distintos campos: Naturaleza, Centro, etc.

Selección de un área de datos

Escribe una pequeña tabla como la de María, Marcos,... Señala con el ratón en cualquier celda de esa tabla y pide Datos > Definir rango... Sólo con esto el programa reconocerá qué filas y columnas forman la tabla y los nombres de los campos. Te aparecerá una ventana de propuesta en la que puedes asignar un título al área (utilizaremos los términos área y rango como sinónimos). Observa que la propuesta de celdas de abajo aparece con color gris, como indicando que no es definitivo.

Si deseas seleccionar sólo una parte de la tabla la deberás seleccionar previamente, o bien corregir en la ventana, pero no es lo normal.

Haz la misma operación con los datos de cuerpos solares. Señala una celda y pide Datos > Definir rango...En este caso el programa te propone el título de Cuerpos, porque lo ha leído en el título general de la hoja. En general, intentará adelantarse a tus deseos, pero ve con cuidado, que a veces "se pasa de listo" y te puede confundir.

Procura comprobar que en Opciones esté activada la de contiene etiquetas de columnas. A partir de ahora, para trabajar con ella bastará señalar una celda del área cuerpos y acudir al comando Datos > Seleccionar rango. El programa seleccionará toda el rango disponible.