Para elaborar un presupuesto, hay que partir de la dotación real de la biblioteca una vez realizado el expurgo y comparar esos datos con las necesidades detectadas, haciendo una estimación de lo que costará satisfacerlas. En lo referente a los documentos, que es el gasto principal, hay que calcular un presupuesto de mantenimiento y un presupuesto de desarrollo. El primero es la cantidad precisa para conservar el fondo actual, lo que incluye la sustitución y la reparación de materiales, estimada en un 5% anual del conjunto de los fondos. La duración media de un documento en Secundaria no debería ser superior a los diez años, mientras que en Primaria se reduce a siete años.8 El presupuesto de desarrollo es la cantidad necesaria cada año para eliminar las lagunas y acercarse a la colección que se necesita. A la hora de hacer el presupuesto hay que considerar ambas cantidades.
La cantidad destinada a la biblioteca se puede calcular de diversos modos: un tanto por ciento del presupuesto global, una cantidad por alumno, una cantidad fija más un porcentaje cedido por cada Departamento a la biblioteca, etc. Las soluciones pueden ser variadas pero es interesante prever un presupuesto regular a 4-5 años (un mandato de equipo directivo), que se sitúe en torno al 20% del total del presupuesto del centro.
Conseguir un presupuesto para la biblioteca es importante, pero no lo es menos decidir cómo gastar el dinero de forma inteligente. A esto contribuye una definición de la política de selección que permite una adquisición lógica de recursos. La adquisición centralizada de los fondos evita duplicidades innecesarias de documentos y permite una utilización más racional del presupuesto, lo que a la larga beneficia a todos. En esta línea es muy interesante constituir una Comisión de compra que decida sobre las adquisiciones de documentos en el centro. En esta Comisión deben estar representados todos los equipos del centro (departamentos, ciclos, etc.), así como los encargados de la biblioteca.
Tampoco hay que olvidar la importancia de la cooperación con otras bibliotecas y el ahorro que supone contar con recursos ajenos proporcionados por centros de recursos, bibliotecas públicas, etc. Estas bibliotecas pueden ofrecer aquellos recursos cuya adquisición individualizada no compensa ya sea por su elevado precio, porque se usan de forma esporádica o porque necesitan de un mantenimiento costoso. Pueden contar con colecciones que no estarían muy justificadas en un centro escolar, pero que pueden ser muy necesarias en algunos momentos.
Teniendo en cuenta que no será posible cubrir desde el primer momento todas las necesidades, es importante establecer prioridades. El objetivo de equilibrar los fondos de la biblioteca se debe ir consiguiendo paso a paso. Por ello, es necesario tener un plan de compras, priorizando las mismas a corto y medio plazo. La propuesta anual de compra debe recoger las sugerencias y las propuestas de compra para el año en curso, intentando compensar las lagunas existentes. Es conveniente reservar una cantidad para novedades cada año y otra para equilibrar el fondo. En previsión de que pueda llegar un presupuesto extraordinario, es interesante disponer de una lista de lagunas por cubrir y de títulos que interesa comprar.
|