Captura de datos

Importación de datos de tipo texto

Tanto en este apartado como en el siguiente hemos omitido la transferencia de datos de unas hojas o modelos a otras, ya que funcionan con las órdenes de Copiar y Pegar, sin más problemas. Nos interesa más bien la posibilidad de importar datos que están almacenados en otros formatos. Distinguiremos varios casos: 

1) Desde OpenOffice.org Writer y otros procesadores de texto

Datos en columna separados por tabuladores

Si los datos están estructurados en forma de columnas separadas por tabuladores, como los presentados más arriba, debes realizar estas acciones:

  • Seleccionar todas las columnas de datos en el Writer y pedir Copiar.
  • Abrir la Hoja de Cálculo, señalar la primera celda en la que se alojará la tabla, y pedir Editar - Pegado especial en su modalidad de Texto no formateado. De esa forma se deberán alojar los datos en columnas sin ningún problema.

Prueba a hacerlo:

Abre un archivo nuevo de Hoja de Cálculo y llámale, por ejemplo, poblacion.ods

Abre el archivo de datos andalucía.odt en Writer. Selecciona todo el texto que se encuentra en ese archivo y pide Copiar.

Pasa al archivo poblacion.ods, elige una celda en la parte media de la pantalla y pide Pegar con esta secuencia: Editar - Pegado especial - Texto no formateado. Se deberán alojar los datos en tres columnas consecutivas (cambia el ancho de las columnas para que los títulos no se solapen). 

Deberá quedarte bien encajado todo el texto en tres columnas, tal como indica la figura. Si queda separada la tercera (contiene dos tabuladores), la puedes acercar con Cortar y Pegar o seleccionando los datos y arrastrando la selección. Cambia después el formato a tu gusto.

Insiste varias veces, si es necesario, hasta que la tabla quede bien ordenada.

 

Datos en columna separados por espacios en blanco

Si las columnas contenidas en los textos estuvieran separadas por espacios en blanco (barra espaciadora) en lugar de tabuladores, todo lo anterior fracasaría. Puedes experimentarlo abriendo el archivo de texto andalucía2.odt y repitiendo las operaciones explicadas. Verás que toda la información queda en una sola columna. Podrías arreglarlo con copiar, pegar y después borrar información, pero sería muy costoso

Cuando importes textos en columna procura que estén separados por tabuladores, y no con espacios en blanco u otro tipo de separadores.

Datos alojados en tablas

Si los textos en columna están alojados en tablas es mucho más sencilla la operación, pues basta con usar Copiar para capturar la tabla en el Writer y después simplemente Pegar en la Hoja de Cálculo. Prueba a experimentarlo con el archivo andalucía3.odt

Con esto ves que la mejor forma de integrar datos de texto en la hoja es si están ordenados en una tabla, y en su defecto, separados por tabuladores.  

Como complemento, consulta la hoja de cálculo análisis.ods en la que se dan las respuestas a algunas de las preguntas que formulábamos a la vista de los datos, e incluye gráficos descriptivos.

¿Qué provincia ha crecido más en población en estos diez años? Málaga con 126.174 hab. pero en términos porcentuales, Almería, con 17,83%
¿Cuál ha sido el crecimiento global de Andalucía? 417.036 hab, que representa el 6,01%
¿Qué porcentaje de la población andaluza representa Almería? El 7,29%
¿Ha crecido ese porcentaje o no? Sí, un 0,73%
¿Podríamos dividir Andalucía en dos partes, occidental y oriental? Si consideramos occidentales Cádiz, Huelva, Sevilla y Córdoba y el resto como orientales (de forma convencional) observaremos que, en contra de lo que ocurría en el pasado, las provincias orientales han crecido más que las occidentales.

Para repasar lo que aprendiste en las anteriores sesiones (y preparar las prácticas) puedes estudiar las fórmulas que se han empleado. Todas ellas están al alcance de los alumnos a partir de cierta edad y nivel. La experiencia nos dice que, con un poco de ayuda, estos análisis fomentan la participación y discusión entre grupos, siempre que no sean muy complejos.

2) Desde páginas Web

Datos estructurados en forma de párrafo

Siguiendo con el ejemplo anterior, supongamos que nuestros alumnos desean visitar la página del Instituto Andaluz de Estadística y capturar en ella cualquier párrafo descriptivo del censo, y añadirlo a su Hoja de Cálculo como una presentación o comentario. En este caso deberán saber como deben integrar el texto dentro de las celdas de la Hoja.

Nosotros lo hemos hecho así y hemos capturado el siguiente texto sobre notas metodológicas:

Si hay que mostrar un rasgo metodológico que caracterice a los Censos de 2001 probablemente haya que mencionar el aprovechamiento, como en ningún censo anterior, de los registros administrativos, en concreto de los Padrones Municipales de Habitantes y de la base de datos del Catastro Urbano. De hecho, la combinación de ambos directorios
ha permitido al INE efectuar un único recorrido censal (con el enorme ahorro económico que ello supone), ya que el carácter preparatorio que tradicionalmente asumía el recorrido del año terminado en 0 (que se denominaba Censos de Edificios y Locales) se ha sustituido, muy ventajosamente, por el cruce informático de ambas bases de datos.

Las características de los edificios y locales se han recogido en los Cuadernos de Recorrido (también conocidos como Cuadernos del Agente), en los que salieron preimpresos los directorios generados en el cruce informático. Las ventajas que supone conocer de antemano las direcciones postales existentes, y poder limitarse a comprobarlas y, en su caso, completarlas, son muchas y muy variadas, pero quizás la más importante es la mejora de la cobertura censal (tanto en términos de edificios como de viviendas y personas) que ello ha posibilitado.

En los Censos de Población y Viviendas también se ha aprovechado la información administrativa disponible, con objeto de no molestar innecesariamente a los ciudadanos preguntándoles datos que son conocidos. Así, los datos padronales de cada persona fueron impresos en una hoja aparte (para tener en cuenta su especial naturaleza), de manera que fuera suficiente comprobar que estaban bien o, en su caso, modificarlos. Esos datos ya no figuraron en los cuestionarios censales propiamente dichos, reduciéndose así el tiempo que tenía que dedicar cada hogar a la operación censal.

Conviene aclarar que, hasta la reciente reforma legislativa en materia padronal, el contenido del Padrón no era tan útil como información previa para los Censos, debido a las duplicidades que contenía como consecuencia de que cada Padrón municipal se gestionaba con absoluta autonomía respecto a los demás padrones. En la actualidad los padrones municipales se deben gestionar por medios informáticos y el Instituto Nacional de Estadística debe coordinarlos entre sí, detectando las duplicidades e inscripciones indebidas y estando facultado para llevar a cabo operaciones de control de la precisión de los padrones.

 

Captura un párrafo en el texto anterior o en la página del IEA. Pide Copiar.

Abre una Hoja de Cálculo nueva o usa la que has llamado poblacion.ods. Señala una celda. Si quieres llevarte una sorpresa, pide Pegar.

Efectivamente, el texto se ha convertido en una sola línea que ocupa muchas celdas. No se forma tabla porque no tenía esa estructura en su origen.

Los datos importados que no estén estructurados como tablas o columnas con tabuladores, al pegarlo en una hoja se sitúan en celdas consecutivas a la derecha.

Para evitar esto, señala la primera celda a la izquierda, pide Formato - Celdas... - Alineación y en el apartado de Propiedades activa la opción de Ajustar texto automáticamentey si quieres, también División de palabras activa.

(Este mismo efecto se puede lograr desde el menú Editar>Pegado especial>Formato HTML)

De esta forma el texto ocupará una sola celda, aunque se alterará el ancho y alto, pero puedes corregirlo tú después. Si al alterar las dimensiones dejas de ver el texto, cambia su alineación horizontal a izquierda o derecha hasta que lo veas. Después puedes dotar a la celda de fondo, borde o sombra y quedaría como se ve en la figura

En el archivo andalucía4.ods puedes observar la integración de celdas de texto y tablas en la misma hoja

Datos integrados en una tabla

Si al navegar por Internet lo que deseamos es importar una tabla, seleccionamos las celdas que nos interesen y pedimos Copiar. Después, en la Hoja de Cálculo, señalamos una celda y pedimos Pegado Especial, pero en este caso elegimos la modalidad de Formato HTML

Así, esta tabla leída en Internet

se convierte en estas celdas de OpenOffice Calc

con muy poca pérdida de información.